Manual Elementy eksploatacji systemu: Szczegółowy opis opcji

Szczegółowy opis opcji

Rozdział ten zawiera dokładny opis możliwości każdej z opcji programu. Stanowi on rozwinięcie informacji podanych w rozdziale Pierwsze Kroki. Rozdział ten rozpoczyna opis opcji Menu Podręcznego oraz Podstawowych Skrótów Klawiaturowych - wyboru dostępnego w każdej kartotece, liście czy słowniku.

Opcje menu podręcznego

Plan kont, kartoteka kontrahentów, zapisy na kontach, kartoteka towarów, zapisy kasy czy banku - dla każdej z tych opcji występuje wspólny element ich obsługi, jakim jest Menu Podręczne. Funkcje występujące dla dowolnej z opcji przeglądania przedstawione zostały na rysunku 43.

Rysunek 43. Menu podręczne

Właściwości

Wybranie tej opcji umożliwia wyświetlenie pełnych danych o wskazanej (paskiem wyboru) pozycji zestawienia zbiorczego. Po zapoznaniu się z treścią pól przedstawionych na ekranie, można zamknąć okno właściwości lub pozostać w trybie wyświetlania informacji w odrębnym oknie. W drugim wypadku przesuwanie kursora w podstawowym oknie skutkować będzie automatyczną aktualizacją danych w oknie Właściwości (domyślnie widocznym na wierzchu). Opcja nie posiada jakiejkolwiek możliwości modyfikacji przedstawianych informacji – w tym celu należy skorzystać z opcji Edytuj. Oprócz podstawowych danych podlegających zmianom opcja pozwala wyświetlać także informacje dodatkowe o zapisie niedostępne do edycji dla użytkownika.

Nowa pozycja i edycja

Opcje Nowa pozycja i Edytuj umożliwiają odpowiednio wprowadzenie nowych lub modyfikację danych dostępnych pod wskazywaną pozycją. Każdorazowo operacja poprawiania lub wprowadzania nowych danych musi zostać zakończona w jeden z dwu sposobów - zapis danych (klawisze Ctrl + F10) lub rezygnacja (klawisze ALT+X).

Usuń

Usunięcie wskazanej pozycji możliwe jest po wybraniu opcji Usuń i udzieleniu odpowiedzi twierdzącej na pytanie zawarte w małym oknie. Odpowiedź przecząca bądź naciśnięcie na klawisz Esc, spowoduje zaniechanie operacji usuwania.

Widok

Jak sama nazwa wskazuje opcja umożliwia określenie sposobu prezentacji danych w bieżącym widoku. Za jej pomocą możliwe jest określenie sposobu sortowania kolumn, określenia, które z nich i w jakiej kolejności mają być widoczne, czy w końcu zapisanie tak utworzonej „formuły” prezentacji pod własną nazwą w celu późniejszego jej wykorzystania.

Odśwież

Opcja umożliwia powtórne przywołanie filtra zadanego w momencie wchodzenia do kartoteki lub po prostu odświeżenie danych w przypadku wyświetlania słownika, dla którego filtracja nie jest aktywna.

Odśwież wszystko

Opcja umożliwia wykonanie powtórnego załadowania (odczytu) danych z serwera danych. Wykorzystanie tej opcji umożliwia odświeżenie danych na stanowisku w taki sposób, aby zobaczyć na ekranie zmiany wprowadzone równolegle przez innych użytkowników programu.

Ustaw rosnąco/malejąco

W trakcie wejścia do dowolnego słownika czy kartoteki system ustala domyślny porządek sortowania lub zachowuje porządek sortowania wprowadzony przy poprzednim przeglądaniu danych przez użytkownika. Kolumna, według której odbywa się sortowanie jest oznaczona w nagłówku znakiem małego trójkąta. W zależności od tego czy porządek sortowania jest rosnący czy malejący - wierzchołek trójkąta skierowany jest w dół lub w górę. Opcja ustaw rosnąco (lub malejąco) przestawia porządek sortowania dla aktywnej kolumny z malejącego na rosnący (lub odwrotnie).

Sortowanie

Opcja umożliwia ustawienie rozszerzonego porządku sortowania . Jak wspomniano powyżej podstawowy porządek sortowania jest określony poprzez wybór pojedynczej kolumny względem, której dane będą uporządkowane. W przypadku, kiedy w kolumnie zawarte są unikalne dane np. numery NIP kontrahentów - takie sortowanie jest w pełni wystarczające. W przypadku, kiedy dane w kolumnie powtarzają się np. daty wystawionych faktur - pożądane jest określenie dodatkowego porządku sortowania np. pierwotnie posortuj wg dat, a następnie wg numerów dokumentów.

Ustawienie rozszerzonego porządku sortowania obywa się poprzez wskazanie na liście dodatkowych kolumn, które mają podlegać sortowaniu w dalszej kolejności. Ustalony porządek sortowania jest zachowany do momentu zmiany kolumny podstawowej. W takim wypadku niezbędne jest dokonanie także powtórnego określenia dodatkowych kolumn, które podlegać mają sortowaniu.

Przykładowe okno ustawień parametrów sortowania rozszerzonego przedstawione zostało na rysunku 44. W górnej części okna znajdują się wszystkie dostępne kolumny. W dolnej części znajdują się kolumny biorące udział w dodatkowym sortowaniu. To ich kolejność decyduje o rzeczywistej kolejności uporządkowania prezentowanych zapisów.

Rysunek 44. Sortowanie rozszerzone

Wygląd - kolumny widoczne

Większość okien, w których prezentowane są dane jest zbyt mała, aby w podstawowym trybie wyświetlania możliwa była prezentacja wszystkich dostępnych kolumn. Ponieważ dla każdego z użytkowników istotne są różne elementy tych samych danych do systemu, wprowadzony został mechanizm Całokształtów. Mechanizm ten umożliwia dowolny wybór aktywności, kolejności i szerokości kolumn dla tego samego zestawu prezentowanych danych.

Po wywołaniu opcji Wygląd kolumny widoczne wyświetlone zostaje okno Całokształtu widoczne na rysunku 45. W oknie w lewej jego części przedstawione są wszystkie dostępne kolumny. Kolumny aktywne oznaczone są znakiem wyboru poprzedzającym nazwę kolumny. Aktywacja lub dezaktywacja kolumny odbywa się poprzez kliknięcie na znaku wyboru.

Po prawej stronie okna znajdują się elementy umożliwiające określenie numeru kolejnego kolumny, jej nazwy, szerokości oraz sposobu wyrównywania. Określenie kolejnego numeru kolumny jest możliwe poprzez bezpośredni wpis numeru kolumny w polu numer pozycji lub poprzez użycie klawiszy strzałek umieszczonych obok tego pola oraz listy dostępnych kolumn. Pole nazwa wyświetlana umożliwia dopasowanie nazw kolumn do indywidualnych potrzeb użytkownika. Możliwe jest dowolne zdefiniowanie wyświetlanej nazwy kolumny, np. wprowadzenie NIP zamiast standardowo proponowanego zapisu nip.

Po zatwierdzeniu nazwy, pojawia się ona jako nowa nazwa kolumny, zaś powtórne wywołanie tej opcji zaktualizowana nazwa kolumny - pojawia się także na liście kolumn dostępnych.

Rysunek 45. Okno całokształtu

Pola szerokość kolumny oraz wyrównywanie pozwalają określić sposób prezentacji danych w sposób analogiczny do stosowanego w arkuszach kalkulacyjnych i edytorach tekstu. Możliwe jest zawężenie kolumny tak, aby prezentowana była wyłącznie część znaków oraz prezentowanie treści kolumny poprzez wyrównanie tekstu do lewego marginesu (domyślne), jego wycentrowanie lub wyrównanie do prawej. Operacja ustawiania szerokości kolumny jest oczywiście dostępna także poprzez przeciągnięcie kolumny myszką w trakcie przeglądania zapisów (bez konieczności wywołania opcji Całokształtu).

Szczegóły profilu kolumn

Opcja umożliwia zaawansowane wykorzystywanie funkcji Całokształtu. Za jej pomocą możliwe jest wymuszenie zapamiętania aktualnych ustawień - opcja Zapisz, zachowanie aktualnych ustawień pod określoną przez użytkownika nazwą – opcja Zachowaj jako wzorzec oraz odczytanie ustawień zapamiętanych wcześnie – opcja Pobierz ze wzorca. Za pomocą opcji Przeglądaj możliwe jest zarządzanie zachowanymi wzorcami. Po jej wywołaniu pojawia się lista zachowanych uprzednio wzorców. Możliwa jest zmiana nazwy wzorca lub jego usunięcie (dodanie nowych pozycji jest realizowane przez opcję Zachowaj jako wzorzec). Opcje zapisu i odczytu zapamiętanych całokształtów są szczególnie pomocne dla użytkowników, którzy w powtarzalny sposób muszą dokonywać zestawień w różnym układzie kolumn kartoteki. W takim wypadku jedynie pierwsze wejście do kartoteki wymaga ustawienia wymaganego układu kolumn, każde kolejne może być wykonane poprzez odczyt zachowanego uprzednio układu.

Rysunek 46. Szczegóły profilu kolumn

Edycja

Znajdź

Opcja Znajdź jest szczególnie przydatna przy dużej ilości wprowadzonych zapisów. Dotarcie do określonego zapisu (o znanym numerze, symbolu lub dacie, w zależności od sposobu uporządkowania) położonego wiele stron dalej za pomocą przeszukiwania kolejnych stron jest zbyt czasochłonne. Dlatego też wygodnie jest wywołać opcję Szukanie i podać w nowym oknie (rysunek 46) treść szukanej pozycji wraz z ewentualnymi dodatkowymi parametrami wyszukiwania, po czym nacisnąć na klawisz Enter lub wybrać pole Znajdź następny.

Rysunek 47. Okno wyszukiwania

Opcja wyszukiwania pozwala wyszukać zadaną frazę w dowolnym polu edycyjnym (niekoniecznie widocznym na ekranie w aktywnej kolumnie). Możliwe jest określenie kierunku wyszukiwania (domyślnie w dół) oraz sposobu reakcji na wielkość liter, czy częściowe wystąpienie zadanej frazy wyszukiwania.

Eksportuj dane

Opcja ta umożliwia wygenerowanie aktualnie podświetlonych danych do zbioru, który może podlegać późniejszemu przetwarzania. Może ona zostać wykorzystana do przygotowania zestawu danych do wykonania dalszych zestawień, grupowań czy wykresów nie dostępnych z poziomu systemu Motława. Z uwagi na możliwość wykorzystania różnych zestawów narzędzi do późniejszego przetwarzania, w opcji eksportu przygotowano dość duży zestaw formatów, w jakich możliwe jest wykonanie dalszej obróbki danych. Po wywołaniu opcji eksportu na ekranie pojawia się okno wyboru formatu danych przedstawione na rysunku 48.

Rysunek 48. Wybór formatu eksportu danych

Po określeniu formatu zbioru eksportu i jego zatwierdzeniu system umożliwia wyświetlenie w odrębnym oknie danych w zadanym formacie lub bezpośrednie przejście do opcji zapisu zbioru w podanym przez użytkownika folderze.

Zaznacz/Odznacz

Opcja umożliwia zaznaczenie lub odznaczenie aktualnie podświetlonej pozycji. Efekt jej działania widoczny na ekranie po uaktywnieniu kolumny checked określającej stan zaznaczania. Wartość 1 w polu tej kolumny oznacza zaznaczenie zaś 0 oznacza stan normalny (odznaczony).

Zaznacz/Odznacz wszystkie Opcja działa analogicznie do opisanego powyżej zaznaczania i odznaczania pozycji. Jej wywołanie powoduje zaznaczenie bądź odznaczenie wszystkich aktualnie wyfiltrowanych pozycji.

Podstawowe skróty klawiaturowe

Wydruk

Jednym z podstawowych klawiszy w standardowym pasku narzędzi jest klawisz wydruku. Jego wywołanie jest także możliwe poprzez wybór skrótu klawiatury Ctrl + P.

Wydruk podstawowy umożliwia sporządzenie na drukarce zestawienia zawartości kartoteki o takim samym formacie jak kartoteka widoczna na ekranie. Oznacza to, że pola wyświetlane na ekranie będą drukowane na drukarce, o ile zmieszczą się na posiadanym formacie papieru. W przypadku, kiedy wydruk nie mieści się na zadanym formacie system wyświetla informację o tym fakcie wraz z nazwą kolumny, która jako ostatnia znajdzie się na raporcie.

W większości przypadków wybór opcji wydruku odpowiada wprost przeniesieniu treści wyświetlonej na ekranie na drukarkę, wstępnej prezentacji wydruku na ekranie, bądź jego zapisaniu do zbioru na dysku. Jeżeli w danej opcji występuje więcej niż jedna możliwość wydruku (np. różnorodne wydruki dziennika) - po wyborze Wydruku zawartości wyświetlone zostaje kolejne menu. W takim wypadku zawsze jedną z możliwości jest zawsze standardowy wydruk zawartości.

Podgląd wydruku

W wielu wypadkach przed wykonaniem zasadniczego wydruku chcielibyśmy zapoznać się z jego układem. Podgląd wydruku dostępny poprzez klawisz standardowego paska narzędzi lub skrót klawiaturowy Ctrl + Shft + P.

Po zapoznaniu się z podglądem można przejść do trybu wydruku lub wrócić do przeglądania danych, aby dokonać korekty ustawień całokształtu tak, aby wydruk spełnił oczekiwania użytkownika.

Lewy panel

Dla wszystkich kartotek dostępny jest dodatkowy panel umożliwiający szybki dostęp do wybranych opcji kartoteki. Wywołanie lewego panelu dla dowolnej kartoteki dostępne jest poprzez klawisz lub skrót klawiaturowy Ctrl + Shft + L.

Rysunek 49. Lewy panel - funkcje

Dolny panel

Dla niektórych kartotek oprócz standardowego lewego panelu dostępny jest także dodatkowy dolny panel. W przypadku, kiedy edycja pozycji kartoteki jest rozbudowana i zawiera odnośniki do innych kartotek lub słowników możliwe jest wyświetlenie odnośników w skróconej postaci pod aktywnym oknem wyświetlania danych. Wywołanie dolnego panelu dla dowolnej kartoteki dostępne jest poprzez klawisz lub skrót klawiaturowy Ctrl + Shft + D.

Rysunek 50. Dolny panel - funkcje

Słowniki

W punkcie tym przedstawiony zostanie szczegółowy opis występujących w systemie słowników. Lista słowników jest dość długa, poszczególne słowniki mogą być wykorzystywane przez użytkowników o różnych profilach działalności. Dlatego też nie zawsze wszystkie słowniki muszą być zdefiniowane. W przypadku braku słownika w trakcie edycji danych - system z reguły przyjmuje wartości domyślne. W niektórych jednak przypadkach wypełnienie, choć jednej pozycji w słowniku jest bezwzględnie wymagane.

Słowniki mają za zadanie przechowywanie danych wielokrotnie wykorzystywanych w różnych miejscach programu, w trakcie tworzenia dokumentów. Tłumacząc prościej, słownik to lista elementów tego samego typu, wraz z opisem. W momencie tworzenia dokumentu pobierany jest odpowiedni element słownika, a w razie konieczności (przy jego braku), użytkownik może wprowadzić na bieżąco nowy element. Poniżej przedstawiona została pełna lista ogólnych słowników dostępna w systemie Motława z poziomu opcji Słowniki. W zależności od wykorzystywanego wariantu systemu - nie wszystkie słowniki muszą być dostępne w menu.

Obsługa słowników

Słowniki – ze względu na sposób obsługi - można podzielić na dwie grupy:

• obsługiwane w typowy sposób wspólny dla grupy (słowniki podstawowe)

oraz

• obsługiwane w sposób indywidualny

W pierwszej grupie są m.in. następujące słowniki: Kraje, Miasta, Banki,Kasy, Płatności, Rachunki bankowe itd. Druga grupa to słowniki złożone, np.: wzory PK, Waluty, Tabele Odsetek Ustawowych, Grupy towarowe itd.

Obsługa słowników z grupy podstawowej zostanie opisana na przykładzie słownika Kraje. Inne słowniki z tej grupy są obsługiwane w sposób identyczny.

Obsługa słowników grupy podstawowej

Rysunek 51. Słowniki grupy podstawowej

Dodanie nowej pozycji

Aby dodać nową pozycję do słownika korzystamy z przycisku oznaczonego nr 1 (rys. 51), bądź z paska menu: Plik -> dodaj nowy. Otworzy się nowe okienko, z aktywną linią nowego rekordu (zapisu). Wpisujemy odpowiednie dane do pól. Po wypełnieniu wszystkich pól, zachowujemy przyciskiem Zachowaj.

Poprawianie pozycji

Poprawianie pozycji słownika poprzez wyedytowanie zapisu. Służy do tego przycisk nr 2 (rys. 51), lub: Menu -> Edycja -> Edycja. Następnie należy ustawić kursor w polu, które chcemy poprawić i wprowadzić nowy zapis.

Usuwanie rekordu (linii zapisu)

Aby usunąć rekord, zaznaczamy zapis (poprzez kliknięcie myszką) a następnie korzystając z przycisku nr 3 (rys. 51) usuwamy niepotrzebną pozycję słownika.

Porządkowanie

Wszystkie zapisy słownika możemy poukładać alfabetycznie (rosnąco lub malejąco). Aby wykonać to szybko korzystamy z przycisków nr 4 (rys. 51). Dodatkowo możemy ułatwić sobie wyszukiwanie pozycji poprzez opcję Sortowanie, wywoływanej z Menu -> Widok. Postawienie znaczka w polu tytułu kolumny spowoduje uaktywnienie tej kolumny jako filtra wyszukiwania. Wystarczy zacząć pisać z klawiatury poszukiwane słowo, a dana pozycja słownika zostanie natychmiast wyszukana.

Całokształty w słownikach

W słownikach, użytkownik korzystając z Całokształtów (opisanych wcześniej)może także definiować wygląd słowników. Sposób jest taki sam we wszystkich okienkach programu. Dodatkowo, można dostosować (Menu -> Widok ->Dostosuj) wygląd okienek do naszych upodobań: kolor okienka, wielkość czcionek, widoczność linii poziomych i pionowych.

Eksport danych

Jeśli będzie konieczność wyeksportowania danych ze słownika, możemy zrobić to bardzo szybko i łatwo. Uruchamiamy z menu polecenie Dane, a następnie Eksportuj dane. Program pozwoli wyeksportować dane do dokumentów w jednym z wybranych formatów.

Poruszanie się po słowniku

Przemieszczanie pomiędzy rekordami realizowane jest za pomocą strzałek - oznaczonych nr 5 (rys. 51). Natomiast poruszanie się po polach pojedynczego rekordu odbywa się za pomocą strzałek z klawiatury (góra, dół, prawo, lewo).

Menu podręczne

Podstawowe czynności w słowniku możemy zrealizować wykorzystując menu podręczne: ustawiamy się w dowolnym miejscu okienka i korzystamy z prawego przycisku myszy. Otworzy się wówczas menu kontekstowe z pozycjami:

• Nowa pozycja
• Edytuj
• Usuń
• Właściwości
• Widok
• Edycja
• Pokaż pulpit

Szczegółowy opis opcji menu podręcznego został zawarty w poprzednim rozdziale.

Obsługa słowników złożonych

Matryca rabatów

Rysunek 52. Słowniki grupy złożonej

Przyciski 1 i 2 służą do określenia rodzaju towaru i rodzaju kontrahenta objętego rabatem. W polu 3 wpisujemy procent rabatu, w polu 4 dołączamy klasę cenową związaną z danym rabatem. Przycisk 5 uruchamia kalendarz z pomocą którego można określić termin obowiązywania rabatu. Przycisk 6 zapisuje wszystkie informacje.

Waluty

Rysunek 53. Słowniki kursów walut

Aby dodać informację o kursie danej waluty, ustawiamy się na danej walucie (zaznaczenie poprzez kliknięcie myszką), a następnie korzystając z przycisku 1 - wprowadzamy potrzebne informacje -> dzień notowania i kurs. W razie konieczności poprawienia zapisu zaznaczamy dany zapis, a następnie przyciskiem 2 otwieramy zapis w trybie edycji (pola aktywne, z możliwością wpisywania ). Jeśli chcemy szybko odszukać w historii kursów aktualny kurs korzystamy z przycisku 3. W tym miejscu należałoby zwrócić uwagę na cyfrowy symbol waluty. W ten sposób (poprzez symbol cyfrowy) określamy walutę przy tworzeniu słownika Banki (własne rachunki).

Wzorce dekretacji

W słowniku Wzorce dekretacji definiujemy dekrety typowe, z pomocą których możemy uruchomić automatyczną dekretacje dokumentów wystawionych w programie, czyli ułatwić i przyspieszyć pracę. Nowy wzorzec tworzymy korzystając z przycisku 1 (rys. 54) – dodaj nową pozycję: wpisujemy nazwę i symbol wzorca. Kolejny krok, to otworzenie okienka pozycji dekretu -> przycisk 2.

W pozycjach wzorca określamy szczegółowe informacje na temat danej struktury dekretu. Przykładowa definicja wzorca zostanie opisana na bazie dekretacji faktur sprzedaży.

Dokumenty te najczęściej dekretowane są poprzez zapis: konto 7xx (przychody ze sprzedaży), strona Ma i konto 22x (VAT należny), strona Ma oraz po stronie Wn konto 2xx (konto kontrahenta - odbiorcy).

Rysunek 54. Słownik wzorców dekretacji

Takie właśnie informacje musimy wprowadzić w pozycjach tego wzorca. W okienku pozycji wypełniamy następujące pola:

1. Typ konta:
   • bezpośrednie (wybrane z listy)
   • kontrahent dostawca
   • kontrahent odbiorca
   • płatnik dostaw
   • płatnik odbioru
2. Nazwa konta
   • Wybór z listy
   • W przypadku kont kontrahenta pole to jest nieaktywne, a program odpowiednie konto pobierze z kartoteki kontrahentów.
3. Strona zapisu
   • Winien
   • Ma
4. Kwota – wybieramy z listy odpowiedni rodzaj
5. Opis
   • Stawiając znaczek przy odpowiednim opisie, program automatycznie poda w opisie dekretu oznaczoną informację.

Po wprowadzeniu tych informacji, korzystając z przycisku 3 (rys. 54) zachowujemy wprowadzone informacje. Przycisk 4 (rys. 54) powiela zaznaczony na liście wzorzec. Mechanizm automatycznego dekretowania jest omówiony dokładnie w rozdziale Dekretacja automatyczna.

Grupy towarowe

Rysunek 55. Słownik grup towarowych

W słowniku tym możemy zbudować drzewo grup towarowych. Grupy układane są hierarchicznie: na grupy i podgrupy. Można tworzyć dowolną ilość podgrup, niemniej jednak należy starać się, aby układ grup towarowych był jednoznaczny, a informacja jasna. Dodawanie nowego poziomu realizujemy przyciskiem 1 (rys. 55). Uzupełniając okienka po prawej stronie wprowadzamy informację o danym poziomie grup towarowych. Formatki ekranów dla okienek słowników, które nie zostały szerzej omówione powyżej - przedstawione będą w dalszej części tego rozdziału.

Dokumentacja systemu HT: Spis treści • Wstęp • Pierwsze kroki Krok 0 - wyjaśnienie kilku „fachowych” terminów• Krok 1 - Konfiguracja programu, użytkownicy systemu • Krok 2 - Zdefiniowanie trybu numeracji oraz podstawowych słowników i kartotek • Krok 3 – Rejestracja pierwszego dokumentu • Krok 4 – Pierwsze zestawienie zarejestrowanych dokumentów Szczegółowy opis opcji • Podstawowe skróty klawiaturowe • Słowniki • Kartoteki • Elementy eksploatacji systemu • Użytkownicy systemu • Numeracja dokumentów • Całokształt - sposób definicji układu kolumn

Dokumentacja wspólnych elementów eksploatacji systemu Motława: Spis treści • Szczegółowy opis opcji • Słowniki