Wersja z 12:01, 18 lis 2009

Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać

Istota systemu FK

Udało się Państwu zapewne wprowadzić plan kont (lub jego część), wykonać zapis pierwszego dekretu i zobaczyć efekty swej pracy (przeglądanie zapisów i zestawienie sald i obrotów). W tym miejscu należałoby poświęcić trochę miejsca, aby opisać podstawy teoretyczne wykonanych operacji. W rozdziale tym dowiedzą się Państwo min.: co dzieje się, kiedy wprowadzamy zapis; czy można go zmodyfikować; jak wykonać korekty; kiedy niezbędne jest wprowadzenie zapisu stornującego; jak powstaje dziennik (stały oraz tymczasowy-roboczy); jaka jest różnica pomiędzy wprowadzaniem dekretów a przeniesieniem z innych systemów.

Rejestracja dekretu

Podczas wprowadzania zapisów (dekretów) w systemie FK można wyróżnić dwie fazy. Pierwsza z nich, z którą zetknęli się już Państwo, to rejestracja - wprowadzanie zapisu. W trakcie tej fazy przeprowadzona zostaje wstępna kontrola poprawności zapisu (sprawdzenie poprawności kont, daty dowodu oraz bilansowania się pozycji w obrębie dekretu), pozycje obciążają zdefiniowane konta i na podstawie takich zapisów można już wykonać zestawienie sald i obrotów. Należy jednak wyraźnie podkreślić iż zapisów wprowadzonych w ten sposób nie można jeszcze nazywać dziennikiem. Dekrety te mogą bowiem podlegać modyfikacji. Dla każdego wykonanego zapisu możliwe jest skorzystanie z opcji poprawienia dekretu (jednej lub wielu pozycji), dodania lub usunięcia pozycji z dekretu. Dla przeprowadzenia tych operacji nie jest konieczne wykonanie zapisu stornującego. Ustawa o rachunkowości wyraźnie stwierdza iż „w dzienniku ujmowane są zapisy wyłącznie sprawdzone” (Art. 14 p. 4.1) oraz, że musi zostać zapewniona „niedostępność dla modyfikacji zbiorów poza wprowadzaniem - w razie potrzeby dowodów korekt księgowych” (Art. 14 p. 4.2). Dlatego też dokumenty wprowadzone w fazie rejestracji mogą być nazywane dziennikiem dopiero po wykonaniu operacji zamknięcia podokresu (miesiąca). Po wykonaniu operacji zamknięcia dekrety są w wyraźny sposób oznaczone (uzgodniona numeracja dekretów) i jakakolwiek ich modyfikacja może odbyć się wyłącznie poprzez naniesienie dodatkowych zapisów. Dla rozróżnienia dokumentów, dla których dostępna jest jeszcze modyfikacja od dokumentów zamkniętych, w dalszej części dokumentacji używane będzie pojęcie dziennika tymczasowego lub dziennika roboczego w odróżnieniu od dziennika stałego lub wprost dziennika.

Przykład

Powróćmy do zaprezentowanej wcześniej dekretacji sprzedaży, wprowadzany dekret przedstawiony został w tabeli :

Wynik wykonania tej operacji można obejrzeć wykorzystując opcję Zapisów księgowych. Jeżeli korzystając z opcji całokształtu włączymy kolumnę oznaczoną „numer dekretu” to dla naniesionego zapisu będzie ona zawierała zera (dostępność modyfikacji). Wydruk dla wprowadzonego dekretu przedstawiony został poniżej.

Modyfikacja dekretu

Jak już wspomniano powyżej, dla każdego z dekretów zapisanych z wykorzystaniem opcji wprowadzania w kartotece zapisów księgowych do czasu wykonania operacji zamknięcia możliwa jest dowolna modyfikacja. Przez modyfikację dekretu rozumiemy :

• zmianę numerów kont przypisanych do poszczególnych pozycji,
• zmianę typu zapisu dla pozycji,
• zmianę numeru dokumentu dla dekretu,
• zmiany dat dowodu oraz operacji,
• zmiany kwot poszczególnych pozycji,
• zmiany stron dla zapisu kwot,
• zmianę opisu księgowania dla pozycji,
• dodanie dowolnej liczby pozycji dla dekretu,
• usunięcie dowolnej liczby pozycji z dekretu,
• usunięcie całego dekretu (szczególny przypadek usunięcia pozycji - wszystkich).

Dla wykonania każdej z opisanych powyżej operacji należy skorzystać z opcji Edycji w kartotece Zapisów Księgowych. Po wybraniu odpowiedniego zakresu zapisów należy wybrać dowolną pozycję dla dekretu, którego modyfikacją jesteśmy zainteresowani i z poziomu Menu Podręcznego wybrać opcję Edycji zapisów. Operacja modyfikacji odbywa się w sposób analogiczny do wprowadzania. Tabela, w której przedstawiony jest dekret zostaje automatycznie wypełniona zapisanymi uprzednio pozycjami. Każda modyfikacja i jej ostateczne zatwierdzenie podlegają kontroli poprawności (poprawność konta, bilansowanie kwot). Szczegóły dotyczące edycji pozycji dekretu zostały opisane w rozdziale Szczegółowy opis opcji - Księgowość.