Manual FK:Zdefiniowanie planu kont

Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać

Krok 2 - zdefiniowanie planu kont

Podstawą systemu finansowo-księgowego jest oczywiście plan kont. Dlatego też po zakończeniu wstępnych czynności mających na celu odpowiednie skonfigurowanie programu, należy przystąpić do jego definicji.

Jak wprowadzić konto

Aby zdefiniować pojedyncze konto należy skorzystać z opcji Plan Kont FK dostępnej w menu Księgowość / Słowniki. W przypadku wcześniejszego wykorzystywania innego systemu Finansowo-Księgowego możliwa jest częściowa lub pełna konwersja wykorzystywanego wcześniej planu kont. W takim wypadku operacja definicji planu kont sprowadza się w większości wypadków do rozszerzania istniejącego słownika o nowe pozycje analityczne. W przypadku kiedy konwersja danych nie jest możliwa konieczne jest zdefiniowanie zarówno struktury syntetycznej jak i analitycznej.

Rysunek: Wprowadzanie konta analitycznego

Dla wykonania podstawowej funkcji rozszerzenia struktury analitycznej planu kont należy wybrać poziom syntetyczny dla którego powinno nastąpić rozszerzenia a następnie wybrać opcję dodania nowej pozycji lub edycji.

W przypadku wyboru nowej pozycji systemem automatycznie założy nową pozycję analityczną o nazwie odpowiadającej kontu syntetycznemu. W przypadku wyboru edycji rozszerzenie analityki jest możliwe po przejściu na ostatnią istniejącą pozycję i zejście kursorem w dół.

W trybie edycji dostępne są następujące pola:

• Nazwa konta – dowolny ciąg znaków określający nazwę konta (domyślnie proponowana jest nazwa konta wyższego poziomu),
• Analityka – określenie symbolu konta na poziomie analitycznym,
• Długość pola podanalityki – określenie struktury planu kont, oznaczenie czy jest to ostateczny poziom analityki czy też konto będzie dalej rozbudowywane analitycznie,
• Pozabilansowe – status dla kont pozabilansowych,
• Rozrachunkowe – status dla kont rozrachunkowych
• Symbol FMT – definicja trybu prezentacji konta (pole uzupełniane automatycznie na bazie konta syntetycznego i pola analityka).
  

W trakcie wprowadzania odbywa się kontrola spójności planu kont, wymagane są jednolite zapisy dla określonego poziomu kont. W przypadku wykrycia niezgodności struktury zapis modyfikacji nie może zostać przeprowadzony – informuje o tym stosowny komunikat.

Rysunek: Plan kont - komunikat "niepoprawna struktura analityki

W przypadku kiedy w systemie występuje konieczność rozszerzenia struktury syntetycznej operacja ta jest przeprowadzana analogicznie jak dla przypadku analityki. Jedyną różnicą jest konieczność ustawienia kursora na początku planu kont - „korzeniu drzewa”. W takim wypadku po wyborze edycji danych wyświetlane zostają wszystkie wprowadzone konta poziomu syntetycznego.

Kod podziału, syntetyka i analityka

Jak już wiemy, konta dodawane do planu kont zawierają symbol (numer konta), opis oraz elementy decydujące o typie konta. O sposobie podziału analityki kont decyduje użytkownik, program dopuszcza dowolny podział, umożliwiając wprowadzenie odmiennej struktury dla dowolnego zespołu kont. O podziale analitycznym kont decyduje pole Długość pola podanalityki. Użytkownik samodzielnie dokonuje edycji i podziału kont w obrębie zespołów wybierając pomiędzy ustawieniem „0 Analityczne” a wyborem innego rozbudowanego typu analityki.

Przykład
Użytkownik prowadzi analityczne konta rozrachunkowe dostawców i odbiorców wykorzystując syntetyczne konto 200. W wyniku analizy potrzeb doszedł do wniosku, iż dla potrzeb jego firmy wystarczająca będzie ogólna struktura planu kont zakładająca występowanie dwóch poziomów kont analitycznych. W przypadku konta 200 pierwszy poziom analityki określał będzie typ kontrahenta (1 - dostawca lub 2 - odbiorca). Drugi poziom analityki zawierał będzie szczegółowe dane dotyczące konkretnego kontrahenta. Z uwagi na typ działalności użytkownika liczba dostawców nie przekroczy 100 zaś liczba odbiorców może sięgnąć 1000 w ciągu roku. Z tego też powodu wystarczą dwie cyfry dla zakodowania unikalnego symbolu kontrahenta dostawcy (01-99) zaś 4 cyfry dla symbolu kontrahenta odbiorcy. Ostateczny (pełny) pojedynczy symbol konta może być zatem postaci 200-1-01 lub 200-2-0001.

Podczas wprowadzania struktury analitycznej dla konta 200 należy określić, że zarówno konto dostawcy (1) jak i odbiorcy (2) nie będą kontami typu „0 Analityczne” lecz odpowiednio „2 Syntetyczne 2 znak” dla dostawcy oraz „4 Syntetyczne 4 znak” dla odbiorcy. Podczas definiowania kolejnego poziomu analityki system będzie automatycznie dbał o to aby konta dostawców były wprowadzane wg szablonu 200-1-xx zaś konta odbiorców wg szablonu 200-2-xxxx.

Sposób wprowadzania konta

Omawiany sposób wprowadzania kont nie jest jedynym możliwym. Program umożliwia także rozszerzenie istniejącego planu kont podczas wywoływania listy kont, w trakcie operacji wprowadzania zapisów, czy też przenoszenia poleceń księgowania utworzonych w innych systemach. Szczegóły dotyczące tego trybu uzupełniania kont znajdują się w rozdziale Szczegółowy opis opcji - Rejestracja.

Uwaga !!! W niektórych przypadkach podczas sieciowej pracy systemu niezbędne może być skorzystanie z opcji odświeżenia (klawisz F5) wymuszającej powtórny odczyt z bazy planu kont zaktualizowanego przez innych użytkowników. Czynność taka powinna być wykonana w przypadku kiedy podczas operacji rozszerzania struktury planu kont system informuje o niemożności wykonania zapisu zmian. Przypadek taki jest możliwy wyłącznie wtedy gdy kilku użytkowników posiada uprawnienia do pełnego lub częściowego zapisu w słowniku planu kont.

---