Manual FK:Istota systemu FK

Z Motława
Inprogress.png
Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte
Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać


Istota systemu FK

Udało się Państwu zapewne wprowadzić plan kont (lub jego część), wykonać zapis pierwszego dekretu i zobaczyć efekty swej pracy (przeglądanie zapisów i zestawienie sald i obrotów). W tym miejscu należałoby poświęcić trochę miejsca, aby opisać podstawy teoretyczne wykonanych operacji. W rozdziale tym dowiedzą się Państwo min.: co dzieje się, kiedy wprowadzamy zapis; czy można go zmodyfikować; jak wykonać korekty; kiedy niezbędne jest wprowadzenie zapisu stornującego; jak powstaje dziennik (stały oraz tymczasowy-roboczy); jaka jest różnica pomiędzy wprowadzaniem dekretów a przeniesieniem z innych systemów.


Rejestracja dekretu

Podczas wprowadzania zapisów (dekretów) w systemie FK można wyróżnić dwie fazy. Pierwsza z nich, z którą zetknęli się już Państwo, to rejestracja - wprowadzanie zapisu. W trakcie tej fazy przeprowadzona zostaje wstępna kontrola poprawności zapisu (sprawdzenie poprawności kont, daty dowodu oraz bilansowania się pozycji w obrębie dekretu), pozycje obciążają zdefiniowane konta i na podstawie takich zapisów można już wykonać zestawienie sald i obrotów. Należy jednak wyraźnie podkreślić iż zapisów wprowadzonych w ten sposób nie można jeszcze nazywać dziennikiem. Dekrety te mogą bowiem podlegać modyfikacji. Dla każdego wykonanego zapisu możliwe jest skorzystanie z opcji poprawienia dekretu (jednej lub wielu pozycji), dodania lub usunięcia pozycji z dekretu. Dla przeprowadzenia tych operacji nie jest konieczne wykonanie zapisu stornującego. Ustawa o rachunkowości wyraźnie stwierdza iż „w dzienniku ujmowane są zapisy wyłącznie sprawdzone” (Art. 14 p. 4.1) oraz, że musi zostać zapewniona „niedostępność dla modyfikacji zbiorów poza wprowadzaniem - w razie potrzeby dowodów korekt księgowych” (Art. 14 p. 4.2). Dlatego też dokumenty wprowadzone w fazie rejestracji mogą być nazywane dziennikiem dopiero po wykonaniu operacji zamknięcia podokresu (miesiąca). Po wykonaniu operacji zamknięcia dekrety są w wyraźny sposób oznaczone (uzgodniona numeracja dekretów) i jakakolwiek ich modyfikacja może odbyć się wyłącznie poprzez naniesienie dodatkowych zapisów. Dla rozróżnienia dokumentów, dla których dostępna jest jeszcze modyfikacja od dokumentów zamkniętych, w dalszej części dokumentacji używane będzie pojęcie dziennika tymczasowego lub dziennika roboczego w odróżnieniu od dziennika stałego lub wprost dziennika.


Przykład

Powróćmy do zaprezentowanej wcześniej dekretacji sprzedaży, wprowadzany dekret przedstawiony został w tabeli :

Rejestr dekr przyklad.jpg

Wynik wykonania tej operacji można obejrzeć wykorzystując opcję Zapisów księgowych. Jeżeli korzystając z opcji całokształtu włączymy kolumnę oznaczoną „numer dekretu” to dla naniesionego zapisu będzie ona zawierała zera (dostępność modyfikacji). Wydruk dla wprowadzonego dekretu przedstawiony został poniżej.


Rejestr dekr przykl wydruk.jpg


Modyfikacja dekretu

Jak już wspomniano powyżej, dla każdego z dekretów zapisanych z wykorzystaniem opcji wprowadzania w kartotece zapisów księgowych do czasu wykonania operacji zamknięcia możliwa jest dowolna modyfikacja. Przez modyfikację dekretu rozumiemy :

  • zmianę numerów kont przypisanych do poszczególnych pozycji,
  • zmianę typu zapisu dla pozycji,
  • zmianę numeru dokumentu dla dekretu,
  • zmiany dat dowodu oraz operacji,
  • zmiany kwot poszczególnych pozycji,
  • zmiany stron dla zapisu kwot,
  • zmianę opisu księgowania dla pozycji,
  • dodanie dowolnej liczby pozycji dla dekretu,
  • usunięcie dowolnej liczby pozycji z dekretu,
  • usunięcie całego dekretu (szczególny przypadek usunięcia pozycji - wszystkich).


Dla wykonania każdej z opisanych powyżej operacji należy skorzystać z opcji Edycji w kartotece Zapisów Księgowych. Po wybraniu odpowiedniego zakresu zapisów należy wybrać dowolną pozycję dla dekretu, którego modyfikacją jesteśmy zainteresowani i z poziomu Menu Podręcznego wybrać opcję Edycji zapisów. Operacja modyfikacji odbywa się w sposób analogiczny do wprowadzania. Tabela, w której przedstawiony jest dekret zostaje automatycznie wypełniona zapisanymi uprzednio pozycjami. Każda modyfikacja i jej ostateczne zatwierdzenie podlegają kontroli poprawności (poprawność konta, bilansowanie kwot). Szczegóły dotyczące edycji pozycji dekretu zostały opisane w rozdziale Szczegółowy opis opcji - Księgowość.


Przykład 1

Dla dekretu przedstawionego w tabeli należy dokonać korekty konta kontrahenta.

Modyf dekr przyklad.jpg


Konto 200-K-05 (odbiorca Kowalski) podane zostało nieprawidłowo, należy skorygować zapis i przypisać konto 200-N-02 (odbiorca Nowak) oraz dokonać korekty opisów dla pozostałych pozycji. Tabela po dokonaniu korekty przedstawiona została poniżej.

Modyf dekr przykl korekta.jpg

Zapisu korekty dokonujemy poprzez zatwierdzenie za pomocą klawisza Ctrl + F10.


Przykład 2

Należy usunąć dekret omawiany w przykładzie powyżej. Dla każdej z wprowadzonych pozycji wystarczy ustawić kursor w dowolnej kolumnie pozycji i za pomocą klawisza Usuń dokonać usunięcia każdej z 3 pojedynczych linii dekretu. Nie ma potrzeby usuwania górnej części zapisu, gdyż zostaje to wykonane automatycznie w momencie stwierdzenia, że usunięto wszystkie zapisy z części definicyjnej.


Zapis stornujący

Omawiany w poprzednim punkcie sposób modyfikacji zapisu może być zastosowany tylko i wyłącznie w przypadku zapisów dziennika tymczasowego (przed zamknięciem). Wynika to z faktu, iż po dokonaniu takiej korekty nie pozostaje żaden ślad jej wykonania. Nie można rozróżnić zapisów wprowadzonych bez modyfikacji od poprawionych. Z punktu widzenia ustawy o rachunkowości - ten sposób modyfikacji nie może być zatem stosowany dla zapisów dziennika.


Dla pozostawienia śladu modyfikacji - może być wykorzystywany zapis stornujący (storno czerwone) lub zwyczajny zapis uznany za korygujący (obciążający przeciwne strony kont). Sposób wykonania zapisu stornującego praktycznie nie różni się od dokonania typowego zapisu księgowania. Modyfikacja w stosunku do zapisu normalnego polega na konieczności określenia typu zapisu (SNOR), za pomocą listy dostępnych typów operacji, podczas wprowadzania dekretu. Szczegółowy opis możliwości wprowadzania typu zapisu innego niż normalny został opisany w rozdziale Szczegółowy opis opcji - Księgowość.


Przykład

Wprowadzamy zapis stornujący, likwidujący istniejący już zapis dekretacji sprzedaży. Tabela wprowadzania zapisu stornującego przedstawiona została poniżej.

Dekret zapis storno.jpg

Górna część tabeli edycji jest zależna od użytkownika. Pola dat oraz numeru dokumentu pozwalają na identyfikację zapisu jako stornującego z punktu widzenia użytkownika. Zasadnicze znaczenie dla zestawienia sald i obrotów ma jednak nadanie pozycjom typu zapisu - SNOR.


Utworzenie dziennika stałego

Operacja tworzenia dziennika (stałego) może zostać wykonana po stwierdzeniu prawidłowości wykonania zapisu dekretów podokresu obrachunkowego (miesiąca). Operacja zamknięcia miesiąca ostatecznie blokuje możliwość dokonywania korekty zapisu w sposób inny niż za pomocą storna. Zamknięcie podokresu polega na nadaniu zapisom, które zawierają się w odpowiednim okresie dat, statusu zapisów dziennika. Podczas przeglądania zapisów z wykorzystaniem opcji Zapisów księgowych w kolumnie „Nr dekretu” widoczny jest informujący o tym nadany ostateczny numer dekretu. W czasie operacji zamknięcia następuje też automatycznie przydzielenie kolejnych numerów określających liczby porządkowe pozycji dziennika. Nie nadawanie kolejnych numerów dekretom podczas operacji wprowadzania Zapisów księgowych zostało wprowadzano z uwagi na możliwość modyfikacji zapisów , a co za tym idzie dopisania lub usunięcia pozycji, niemożliwe jest zatem zachowanie ciągłości numeracji dekretów. Wykonanie zamknięcia polega na wyborze opcji Zamknij okres księgowy z podmenu Zamknięcia i funkcje specjalne, określeniu daty zamknięcia oraz dwukrotnym potwierdzeniu chęci wykonania tej operacji. Taki sposób wyboru opcji pozwala uniknąć przypadkowego jej wykonania. Oczywiście operacja taka jest dostępna wyłącznie dla użytkowników dla których określono odpowiednio wysoki poziom uprawnień.

Przykład

W tabelach poniżej przedstawione zostały przykładowe zapisy dla konta kasy (101) przed i po wykonaniu operacji zamknięcia.


Przed wykonaniem zamknięcia.

Konto kasy przed zamkn.jpg


Po wykonaniu operacji zamknięcia miesiąca.


Konto kasy po zamkn.jpg


Zapisy ujęte w drugiej tabeli, dla których numer dekretu jest różny od zera, są dostępne do prezentacji (bez możliwości modyfikacji) za pomocą opcji Zapisów księgowych. Dekrety nie oznaczone tym symbolem są widoczne jedynie podczas wykorzystania pierwszej opcji.

Informacje dotyczące zamknięcia miesiąca zostały dokładnie opisane w rozdziale Szczegółowy opis opcji - Księgowość.


Dokumentacja systemu FK:
Spis treściKrok 1 - Konfiguracja programuKrok 2 - zdefiniowanie planu kontKrok 3 - wprowadzenie pierwszego dekretuKrok 4 - pierwsze zestawienie zapisów na kontachIstota systemu FKSzczegółowy opis - Księgowość