Manual Elementy eksploatacji systemu: Szczegółowy opis opcji
Szczegółowy opis opcji
Rozdział ten zawiera dokładny opis możliwości każdej z opcji programu. Stanowi on rozwinięcie informacji podanych w rozdziale Pierwsze Kroki. Rozdział ten rozpoczyna opis opcji Menu Podręcznego oraz Podstawowych Klawiszy - wyboru dostępnego w każdej kartotece, liście czy słowniku.
Plan kont, kartoteka kontrahentów, zapisy na kontach, kartoteka towarów, zapisy kasy czy banku - dla każdej z tych opcji występuje wspólny element ich obsługi, jakim jest Menu Podręczne. Funkcje występujące dla dowolnej z opcji przeglądania przedstawione zostały na rysunku 42.
Rysunek 42 ...
Właściwości
Wybranie tej opcji umożliwia wyświetlenie pełnych danych o wskazanej (paskiem wyboru) pozycji zestawienia zbiorczego. Po zapoznaniu się z treścią pól przedstawionych na ekranie, można zamknąć okno właściwości lub pozostać w trybie wyświetlania informacji w odrębnym oknie. W drugim wypadku przesuwanie kursora w podstawowym oknie skutkować będzie automatyczną aktualizacją danych w oknie Właściwości (domyślnie widocznym na wierzchu). Opcja nie posiada jakiejkolwiek możliwości modyfikacji przedstawianych informacji – w tym celu należy skorzystać z opcji Edytuj. Oprócz podstawowych danych podlegających zmianom opcja pozwala wyświetlać także informacje dodatkowe o zapisie niedostępne do edycji dla użytkownika.
Nowa pozycja i edycja
Opcje Nowa pozycja i Edytuj umożliwiają odpowiednio wprowadzenie nowych lub modyfikację danych dostępnych pod wskazywaną pozycją. Każdorazowo operacja poprawiania lub wprowadzania nowych danych musi zostać zakończona w jeden z dwu sposobów - zapis danych (klawisze Ctrl + F10) lub rezygnacja (klawisze ALT+X).
Usuń
Usunięcie wskazanej pozycji możliwe jest po wybraniu opcji Usuń i udzieleniu odpowiedzi twierdzącej na pytanie zawarte w małym oknie. Odpowiedź przecząca bądź naciśnięcie na klawisz Esc, spowoduje zaniechanie operacji usuwania.
Widok
Jak sama nazwa wskazuje opcja umożliwia określenie sposobu prezentacji danych w bieżącym widoku. Za jej pomocą możliwe jest określenie sposobu sortowania kolumn, określenia, które z nich i w jakiej kolejności mają być widoczne, czy w końcu zapisanie tak utworzonej „formuły” prezentacji pod własną nazwą w celu późniejszego jej wykorzystania.
Odśwież
Opcja umożliwia powtórne przywołanie filtra zadanego w momencie wchodzenia do kartoteki lub po prostu odświeżenie danych w przypadku wyświetlania słownika, dla którego filtracja nie jest aktywna.
Odśwież wszystko
Opcja umożliwia wykonanie powtórnego załadowania (odczytu) danych z serwera danych. Wykorzystanie tej opcji umożliwia odświeżenie danych na stanowisku w taki sposób, aby zobaczyć na ekranie zmiany wprowadzone równolegle przez innych użytkowników programu.
Ustaw rosnąco/malejąco
W trakcie wejścia do dowolnego słownika czy kartoteki system ustala domyślny porządek sortowania lub zachowuje porządek sortowania wprowadzony przy poprzednim przeglądaniu danych przez użytkownika. Kolumna, według której odbywa się sortowanie jest oznaczona w nagłówku znakiem małego trójkąta. W zależności od tego czy porządek sortowania jest rosnący czy malejący - wierzchołek trójkąta skierowany jest w dół lub w górę. Opcja ustaw rosnąco (lub malejąco) przestawia porządek sortowania dla aktywnej kolumny z malejącego na rosnący (lub odwrotnie).
Sortowanie
Opcja umożliwia ustawienie rozszerzonego porządku sortowania . Jak wspomniano powyżej podstawowy porządek sortowania jest określony poprzez wybór pojedynczej kolumny względem, której dane będą uporządkowane. W przypadku, kiedy w kolumnie zawarte są unikalne dane np. numery NIP kontrahentów - takie sortowanie jest w pełni wystarczające. W przypadku, kiedy dane w kolumnie powtarzają się np. daty wystawionych faktur - pożądane jest określenie dodatkowego porządku sortowania np. pierwotnie posortuj wg dat, a następnie wg numerów dokumentów.
Ustawienie rozszerzonego porządku sortowania obywa się poprzez wskazanie na liście dodatkowych kolumn, które mają podlegać sortowaniu w dalszej kolejności. Ustalony porządek sortowania jest zachowany do momentu zmiany kolumny podstawowej. W takim wypadku niezbędne jest dokonanie także powtórnego określenia dodatkowych kolumn, które podlegać mają sortowaniu.
Przykładowe okno ustawień parametrów sortowania rozszerzonego przedstawione zostało na rysunku 43. W górnej części okna znajdują się wszystkie dostępne kolumny. W dolnej części znajdują się kolumny biorące udział w dodatkowym sortowaniu. To ich kolejność decyduje o rzeczywistej kolejności uporządkowania prezentowanych zapisów.
Rysunek 43 ...
Wygląd - kolumny widoczne
Większość okien, w których prezentowane są dane jest zbyt mała, aby w podstawowym trybie wyświetlania możliwa była prezentacja wszystkich dostępnych kolumn. Ponieważ dla każdego z użytkowników istotne są różne elementy tych samych danych do systemu, wprowadzony został mechanizm Całokształtów. Mechanizm ten umożliwia dowolny wybór aktywności, kolejności i szerokości kolumn dla tego samego zestawu prezentowanych danych.
Po wywołaniu opcji Wygląd kolumny widoczne wyświetlone zostaje okno Całokształtu widoczne na rysunku 44. W oknie w lewej jego części przedstawione są wszystkie dostępne kolumny. Kolumny aktywne oznaczone są znakiem wyboru poprzedzającym nazwę kolumny. Aktywacja lub dezaktywacja kolumny odbywa się poprzez kliknięcie na znaku wyboru.
Po prawej stronie okna znajdują się elementy umożliwiające określenie numeru kolejnego kolumny, jej nazwy, szerokości oraz sposobu wyrównywania. Określenie kolejnego numeru kolumny jest możliwe poprzez bezpośredni wpis numeru kolumny w polu numer pozycji lub poprzez użycie klawiszy strzałek umieszczonych obok tego pola oraz listy dostępnych kolumn. Pole nazwa wyświetlana umożliwia dopasowanie nazw kolumn do indywidualnych potrzeb użytkownika. Możliwe jest dowolne zdefiniowanie wyświetlanej nazwy kolumny, np. wprowadzenie NIP zamiast standardowo proponowanego zapisu nip.
Po zatwierdzeniu nazwy, pojawia się ona jako nowa nazwa kolumny, zaś powtórne wywołanie tej opcji zaktualizowana nazwa kolumny - pojawia się także na liście kolumn dostępnych.
Rysunek 44 ...
Pola szerokość kolumny oraz wyrównywanie pozwalają określić sposób prezentacji danych w sposób analogiczny do stosowanego w arkuszach kalkulacyjnych i edytorach tekstu. Możliwe jest zawężenie kolumny tak, aby prezentowana była wyłącznie część znaków oraz prezentowanie treści kolumny poprzez wyrównanie tekstu do lewego marginesu (domyślne), jego wycentrowanie lub wyrównanie do prawej. Operacja ustawiania szerokości kolumny jest oczywiście dostępna także poprzez przeciągnięcie kolumny myszką w trakcie przeglądania zapisów (bez konieczności wywołania opcji Całokształtu).
Szczegóły profilu kolumn
Opcja umożliwia zaawansowane wykorzystywanie funkcji Całokształtu. Za jej pomocą możliwe jest wymuszenie zapamiętania aktualnych ustawień - opcja Zapisz, zachowanie aktualnych ustawień pod określoną przez użytkownika nazwą – opcja Zachowaj jako wzorzec oraz odczytanie ustawień zapamiętanych wcześnie – opcja Pobierz ze wzorca. Za pomocą opcji Przeglądaj możliwe jest zarządzanie zachowanymi wzorcami. Po jej wywołaniu pojawia się lista zachowanych uprzednio wzorców. Możliwa jest zmiana nazwy wzorca lub jego usunięcie (dodanie nowych pozycji jest realizowane przez opcję Zachowaj jako wzorzec). Opcje zapisu i odczytu zapamiętanych całokształtów są szczególnie pomocne dla użytkowników, którzy w powtarzalny sposób muszą dokonywać zestawień w różnym układzie kolumn kartoteki. W takim wypadku jedynie pierwsze wejście do kartoteki wymaga ustawienia wymaganego układu kolumn, każde kolejne może być wykonane poprzez odczyt zachowanego uprzednio układu.
Rysunek 45 ...
Edycja
Znajdź
Opcja Znajdź jest szczególnie przydatna przy dużej ilości wprowadzonych zapisów. Dotarcie do określonego zapisu (o znanym numerze, symbolu lub dacie, w zależności od sposobu uporządkowania) położonego wiele stron dalej za pomocą przeszukiwania kolejnych stron jest zbyt czasochłonne. Dlatego też wygodnie jest wywołać opcję Szukanie i podać w nowym oknie (rysunek 46) treść szukanej pozycji wraz z ewentualnymi dodatkowymi parametrami wyszukiwania, po czym nacisnąć na klawisz Enter lub wybrać pole Znajdź następny.
Rysunek 46 ...
Opcja wyszukiwania pozwala wyszukać zadaną frazę w dowolnym polu edycyjnym (niekoniecznie widocznym na ekranie w aktywnej kolumnie). Możliwe jest określenie kierunku wyszukiwania (domyślnie w dół) oraz sposobu reakcji na wielkość liter, czy częściowe wystąpienie zadanej frazy wyszukiwania.
Eksportuj dane
Opcja ta umożliwia wygenerowanie aktualnie podświetlonych danych do zbioru, który może podlegać późniejszemu przetwarzania. Może ona zostać wykorzystana do przygotowania zestawu danych do wykonania dalszych zestawień, grupowań czy wykresów nie dostępnych z poziomu systemu Motława. Z uwagi na możliwość wykorzystania różnych zestawów narzędzi do późniejszego przetwarzania, w opcji eksportu przygotowano dość duży zestaw formatów, w jakich możliwe jest wykonanie dalszej obróbki danych. Po wywołaniu opcji eksportu na ekranie pojawia się okno wyboru formatu danych przedstawione na rysunku 47.
Rysunek 47 ...
Po określeniu formatu zbioru eksportu i jego zatwierdzeniu system umożliwia wyświetlenie w odrębnym oknie danych w zadanym formacie lub bezpośrednie przejście do opcji zapisu zbioru w podanym przez użytkownika folderze.
Zaznacz/Odznacz
Opcja umożliwia zaznaczenie lub odznaczenie aktualnie podświetlonej pozycji. Efekt jej działania widoczny na ekranie po uaktywnieniu kolumny checked określającej stan zaznaczania. Wartość 1 w polu tej kolumny oznacza zaznaczenie zaś 0 oznacza stan normalny (odznaczony).
Zaznacz/Odznacz wszystkie Opcja działa analogicznie do opisanego powyżej zaznaczania i odznaczania pozycji. Jej wywołanie powoduje zaznaczenie bądź odznaczenie wszystkich aktualnie wyfiltrowanych pozycji.
Podstawowe skróty klawiaturowe
Wydruk
Jednym z podstawowych klawiszy w standardowym pasku narzędzi jest klawisz wydruku. Jego wywołanie jest także możliwe poprzez wybór skrótu klawiatury Ctrl + P.
Wydruk podstawowy umożliwia sporządzenie na drukarce zestawienia zawartości kartoteki o takim samym formacie jak kartoteka widoczna na ekranie. Oznacza to, że pola wyświetlane na ekranie będą drukowane na drukarce, o ile zmieszczą się na posiadanym formacie papieru. W przypadku, kiedy wydruk nie mieści się na zadanym formacie system wyświetla informację o tym fakcie wraz z nazwą kolumny, która jako ostatnia znajdzie się na raporcie.
W większości przypadków wybór opcji wydruku odpowiada wprost przeniesieniu treści wyświetlonej na ekranie na drukarkę, wstępnej prezentacji wydruku na ekranie, bądź jego zapisaniu do zbioru na dysku. Jeżeli w danej opcji występuje więcej niż jedna możliwość wydruku (np. różnorodne wydruki dziennika) - po wyborze Wydruku zawartości wyświetlone zostaje kolejne menu. W takim wypadku zawsze jedną z możliwości jest zawsze standardowy wydruk zawartości.
Podgląd wydruku
W wielu wypadkach przed wykonaniem zasadniczego wydruku chcielibyśmy zapoznać się z jego układem. Podgląd wydruku dostępny poprzez klawisz standardowego paska narzędzi lub skrót klawiaturowy Ctrl + Shft + P.
Po zapoznaniu się z podglądem można przejść do trybu wydruku lub wrócić do przeglądania danych, aby dokonać korekty ustawień całokształtu tak, aby wydruk spełnił oczekiwania użytkownika.
Lewy panel
Dla wszystkich kartotek dostępny jest dodatkowy panel umożliwiający szybki dostęp do wybranych opcji kartoteki. Wywołanie lewego panelu dla dowolnej kartoteki dostępne jest poprzez klawisz lub skrót klawiaturowy Ctrl + Shft + L.
Rysunek 48 ...
Dolny panel
Dla niektórych kartotek oprócz standardowego lewego panelu dostępny jest także dodatkowy dolny panel. W przypadku, kiedy edycja pozycji kartoteki jest rozbudowana i zawiera odnośniki do innych kartotek lub słowników możliwe jest wyświetlenie odnośników w skróconej postaci pod aktywnym oknem wyświetlania danych. Wywołanie dolnego panelu dla dowolnej kartoteki dostępne jest poprzez klawisz lub skrót klawiaturowy Ctrl + Shft + D.
Rysunek 49 ...
