Manual Place:Zdefiniowanie podstawowych słowników i kartotek

Krok 2 - zdefiniowanie podstawowych słowników i kartotek

Podstawowe Słowniki

Słowniki pełnią w systemie rolę pomocniczą. Wszędzie tam, gdzie wpisuje się przeważnie te same dane (np. miasta, zawody, wykształcenia, kategorie pracowników) można skorzystać z listy wcześniej wprowadzonych danych. Wywołanie słownika i wybór pozycji pozwoli zaoszczędzić czas, o czym przekonamy się podczas rejestracji danych. Dodatkowo ułatwia to zachowanie jednoznaczności opisów i skrótów.

W chwili obecnej nie muszą Państwo wprowadzać wszystkich danych, będzie to można zrobić później, np. podczas rejestracji danych pracownika.

Wprowadzana do słowników symbolika powinna być dogłębnie przemyślana. Na obecnym etapie (pierwsze kroki) trudno by było Państwu stworzyć kompletny system symboli, nie posiadając ogólnej wizji systemu. Zakładamy, zatem, że informacje wprowadzone do słowników w chwili obecnej mają charakter ćwiczebny. Po zapoznaniu się do końca z możliwościami systemu powrócą Państwo do słowników i stworzą odpowiednie dla Państwa symbole.

Rysunek 11. ...

Podstawowe słowniki, które mogą znaleźć zastosowanie w większości instalacji wymienione zostały poniżej.

Wykształcenia

Umożliwia rejestracje typów wykształcenia pracowników.

Kategorie pracownicze

Umożliwia wprowadzenie i modyfikacje kategorii pracowników. Podział pracowników na kategorie odpowiada najczęściej podziałowi organizacyjnemu przedsiębiorstwa, niemniej jednak ze względu na duże możliwości, jakie daje właściwe określenie kategorii, należy utworzyć je w porozumieniu z działem księgowości.

Zawody

Umożliwia rejestrację rodzajów zawodów wraz z kodem GUS wykorzystywanym przy zestawieniach statystycznych.

Klasy cech pracowników

Użytkownik może zdefiniować dowolne klasy cech (zbiory cech) charakteryzujących pracowników i zleceniobiorców, np. badania lekarskie, szkolenia BHP, znajomość języków obcych, certyfikaty, uprawnienia, odzież BHP itd. Zostaną one wykorzystane przy definicji: Cech pracowników, które użytkownik może przypisać rejestrowanych osobom.

I Tak, np. w klasie cech Szkolenie BHP - można zdefiniować następujące cechy: szkolenie wstępne, szkolenie stanowiskowe, szkolenie okresowe itd.

Przypisując pracownikowi wybraną cechę można określić datę początkową (np. szkolenia BHP) i /lub datę końcowa – datę ważności szkolenia. System umożliwia wyszukanie pracowników posiadających określona cechę - będzie to dokładniej opisane w dalszej części dokumentacji.

Stanowiska

Słownik stanowisk występujących w danym zakładzie. Podobnie jak pracownikom również stanowiskom można przypisać określone cechy (np. stanowisko robotnicze) i wykorzystać w przyszłości ten podział w celu przygotowania zestawień statystycznych.

Urzędów Skarbowych

Umożliwia wprowadzenie i modyfikowanie informacji o kolejnych urzędach skarbowych. Oprócz informacji o nazwie i adresie urzędu skarbowego zawiera dane o banku oraz numerze konta dla wpłat podatku dochodowego od osób fizycznych (z tytuły wypłaconych wynagrodzeń).

Kalendarze pracy

Każda z pozycji tego słownika zawiera informacje o dniach wolnych od pracy w ciągu roku. Dane zawarte w tej kartotece są wykorzystywane m.in. przy obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenia za czas choroby / zasiłku chorobowego. Każdemu pracownikowi można przypisać właściwy kalendarz pracy. W przypadku, gdy wszyscy pracownicy lub pewna ich grupa pracuje w takim samym systemie (tzn. „pokrywają” się dni pracujące i wolne oraz czas pracy w poszczególne dni jest taki sam) można dla tej grupy pracowników założyć i przypisać im wspólny kalendarz. Stosowane są następujące symbole: N - niedziela lub święto, D - dodatkowy dzień wolny od pracy.

Słownik Kalendarzy Pracy jest słownikiem rocznym. Oznacza to, iż wprowadzone kalendarze obowiązują tylko w danym roku. W związku z tym każdego roku należy założyć nowe kalendarze. Można w tym celu wykorzystać opcję „Twórz kalendarz na następny rok” dostępną z poziomu menu podręcznego. Należy przestrzegać zasady, iż w kolejnych latach kalendarz dla tej samej grupy pracowników musi mieć taki sam symbol oraz nazwę. Powód tego zastrzeżenia zostanie wyjaśniony przy opisie kartoteki pracowników. Oprócz zaznaczenia dni wolnych od pracy należy w dni, które są określone jako dni pracujące wpisać liczbę godzin pracy.

Kraje, Powiaty, Gminy, Miasta

Jedne z najprostszych słowników systemu umożliwiające definicję nazw miast, powiatów, gmin i miast.

Przyczyny wyrejestrowań, tytuły ubezpieczeń

Słowniki instalowane razem z programem zawierające kody i opisy konieczne przy rejestracji dokumentów ZUS.

Opisy ZFŚS

Opisy tytułów wypłat świadczeń oraz pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Definicje Składników Płacy

Jest to niezwykle ważny słownik istotny dla prawidłowego naliczenia wynagrodzeń. Zawiera definicję składników płac pod względem interpretacji przez system. Składniki wynagrodzeń są dzielone na 2 podstawowe grupy:

• składniki systemowe – są to składniki zdefiniowane przez system
• składniki definiowane przez użytkownika, a wśród nich:
• premia
• składniki w gotówce
• składniki w naturze
• inne potrącenia (od netto)
• inne dodatki (do netto)

Oprócz wprowadzenia symbolu i nazwy danego składnika wynagrodzenia, niezwykle ważnym dla prawidłowego funkcjonowania programu (naliczanie składki ZUS, wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego, wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy itd.) jest prawidłowe ustawienie przełączników określających sposób interpretacji tegoż składnika.

Poniżej podajemy znaczenie poszczególnych przełączników (w przypadku, gdy są one włączone).

Włączyć do:

Podstawy zasiłku chorobowego

przy obliczaniu podstawy zasiłku chorobowego składnik ten będzie dodany do średniej zarobków;

Urlopu wypoczynkowego

składnik ten zostanie dodany do podstawy obliczenia średniej zarobków przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy;

Porównania z minimalnym wynagrodzeniem

składnik ten zostanie dodany do pozostałych składników wynagrodzenia (włączanych do podstawy obliczenia podatku dochodowego) dla sprawdzenia, czy tak obliczane wynagrodzenie nie jest niższe od minimalnego wynagrodzenia;

Uzupełnić dla podstawy zasiłku chorobowego

jeśli w czasie obliczania średniej zarobków dla określenia podstawy wynagrodzenia za czas choroby (lub zasiłku chorobowego) zajdzie konieczność dopełnienia wynagrodzenia wypłaconego w jednym z miesięcy (z których liczona jest średnia) to składnik ten „zostanie dopełniony”;

Podstawy składek na ubezpieczenie: emerytalne i rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz zdrowotne

w czasie obliczania podstawy naliczania składek ZUS składnik ten będzie dodany do tejże podstawy. Jeśli definiujemy składnik w gotówce, który ma pełnić rolę:

• dodatku wypłacanego w celu wyrównania wynagrodzenia do poziomu minimalnego wynagrodzenia (określanego przez przepisy) to, aby program poprawnie naliczał wysokość tego dodatku, konieczne jest w definicji tego składnika włączenie przełącznika: To wyrównanie do min. wynagrodzenia
• kwoty nadwyżki ponad ustalony urzędowo limit ryczałtu za delegacje – należy włączyć przełącznik: To nadwyżka ponad ryczałt – delegacje
• kwoty nadwyżki ponad ustalony urzędowo limit wypłat z ZFŚS – należy włączyć przełącznik: To nadwyżka ponad limit – ZFŚS.

Gdy definiujemy składnik w naturze (np. dodatkowe ubezpieczenie pracownika lub część wynagrodzenia wypłacaną w naturze) niezwykle ważne jest ustawienie prawidłowego stanu przełącznika Składnik ubruttowiony. Stan tego przełącznika ma znaczenie na wysokość wynagrodzenia, które otrzyma pracownik. W przypadku, gdy przełącznik ten jest włączony kwota netto (kwota do wypłaty) jest wyższa o wysokość naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne od kwoty do wypłaty obliczonej w przypadku, gdy przełącznik ten jest wyłączony.

Taki sposób interpretacji wynika z faktu, iż po operacji ubruttowienia wynagrodzeń żaden z pracowników (zgodnie z odpowiednimi przepisami) nie może otrzymać wynagrodzenia niższego niż przed dokonaniem tej operacji.

Rodzaje działalności, miejsca zatrudnienia

Słowniki zawierające dane wymagane przy rejestracji informacji służących do przygotowania zestawień GUS.

Miejsca wykonywania zleceń

Słownik ten zawiera informacje o miejscach wykonywania prac zleconych. Wykorzystywany przy wprowadzaniu zapisów do kartoteki prac zleconych.

Kartoteka zleceń

Kartoteka zawiera dane o zleceniach wykonywanych przez pracowników, których praca jest rejestrowana za pomocą kart pracy. Dodatkową informacją oprócz symbolu i opisu zlecenia jest stawka godzinowa stosowana przy rozliczaniu pracowników wykonujących to zlecenie - o ile nie jest stosowana ich stawka indywidualna.

Słownik opisów zleceń

Zawiera ona opisy najczęściej wykonywanych prac zleconych lub umów o dzieło. Informacje zawarte w tej kartotece mogą zostać wykorzystane w czasie wprowadzania danych do kartoteki prac zleconych i umów o dzieło.

Tabele składek ZUS

Kartoteka ta służy do określenia wysokości poszczególnych składek ZUS - składki na Ubezpieczenie (obowiązująca dla wypłat dotyczących okresu do 31.12.1998 roku), Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz składek obowiązujących od 1.01.1999: składka na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne. Wysokość tych składek należy wyrazić procentowo. Można założyć dowolną ilość Tabel Składek ZUS - oddzielną dla każdej grupy pracowników wyróżniającej się inną wysokością składki ZUS - np. emeryci, uczniowie oraz zwykli pracownicy. Każdemu pracownikowi można przypisać (w jego kartotece) inną tabelę składki ZUS.

Przy naliczaniu składek na ubezpieczenie stosowane są procenty składek określone w tabelach ZUS !!!

W przypadku zmiany wysokości składek należy dokonać zmiany w tabeli oraz w przypadku zmiany tabeli, według której powinna zostać naliczona składka ZUS od zapisu płacowego danego pracownika należy dokonać zmiany tabeli PRZED NALICZENIEM WYNAGRODZEŃ.

Przy wprowadzaniu nowej Tabeli ZUS zostaną zaproponowane składki określone w konfiguracji.

Listy płac

Umożliwia zdefiniowanie listy płac z tytułu umowy o pracę oraz umów-zleceń i o dzieło. Użytkownik określa numer listy, jej opis oraz czy jest to lista osobowego czy też bezosobowego funduszu płac. W przypadku listy dotyczącej osobowego funduszu płac należy określić czy jest to lista główna. W takim przypadku przy wprowadzaniu zapisów do tej listy będą automatycznie wprowadzane koszty uzyskania oraz kwota wolna. W przeciwnym wypadku kwoty te będą zerowane.

Wzorce dekretacji

Słownik zawiera wzory wykorzystywane podczas automatycznej dekretacji zapisów płacowych. Dla każdego wzorca oprócz symbolu i nazwy możliwe jest określenie dowolnej definicji dekretacji. Definicja wzorców została szczegółowo omówiona w rozdziale Dekretacja automatyczna.