Manual Place:Zdefiniowanie podstawowych słowników i kartotek

Krok 2 - zdefiniowanie podstawowych słowników i kartotek

Podstawowe Słowniki

Słowniki pełnią w systemie rolę pomocniczą. Wszędzie tam, gdzie wpisuje się przeważnie te same dane (np. miasta, zawody, wykształcenia, kategorie pracowników) można skorzystać z listy wcześniej wprowadzonych danych. Wywołanie słownika i wybór pozycji pozwoli zaoszczędzić czas, o czym przekonamy się podczas rejestracji danych. Dodatkowo ułatwia to zachowanie jednoznaczności opisów i skrótów.

W chwili obecnej nie muszą Państwo wprowadzać wszystkich danych, będzie to można zrobić później, np. podczas rejestracji danych pracownika.

Wprowadzana do słowników symbolika powinna być dogłębnie przemyślana. Na obecnym etapie (pierwsze kroki) trudno by było Państwu stworzyć kompletny system symboli, nie posiadając ogólnej wizji systemu. Zakładamy, zatem, że informacje wprowadzone do słowników w chwili obecnej mają charakter ćwiczebny. Po zapoznaniu się do końca z możliwościami systemu powrócą Państwo do słowników i stworzą odpowiednie dla Państwa symbole.

Rysunek 11. ...

Podstawowe słowniki, które mogą znaleźć zastosowanie w większości instalacji wymienione zostały poniżej.

Wykształcenia

Umożliwia rejestracje typów wykształcenia pracowników.

Kategorie pracownicze

Umożliwia wprowadzenie i modyfikacje kategorii pracowników. Podział pracowników na kategorie odpowiada najczęściej podziałowi organizacyjnemu przedsiębiorstwa, niemniej jednak ze względu na duże możliwości, jakie daje właściwe określenie kategorii, należy utworzyć je w porozumieniu z działem księgowości.

Zawody

Umożliwia rejestrację rodzajów zawodów wraz z kodem GUS wykorzystywanym przy zestawieniach statystycznych.

Klasy cech pracowników

Użytkownik może zdefiniować dowolne klasy cech (zbiory cech) charakteryzujących pracowników i zleceniobiorców, np. badania lekarskie, szkolenia BHP, znajomość języków obcych, certyfikaty, uprawnienia, odzież BHP itd. Zostaną one wykorzystane przy definicji: Cech pracowników, które użytkownik może przypisać rejestrowanych osobom.

I Tak, np. w klasie cech Szkolenie BHP - można zdefiniować następujące cechy: szkolenie wstępne, szkolenie stanowiskowe, szkolenie okresowe itd.

Przypisując pracownikowi wybraną cechę można określić datę początkową (np. szkolenia BHP) i /lub datę końcowa – datę ważności szkolenia. System umożliwia wyszukanie pracowników posiadających określona cechę - będzie to dokładniej opisane w dalszej części dokumentacji.

Stanowiska

Słownik stanowisk występujących w danym zakładzie. Podobnie jak pracownikom również stanowiskom można przypisać określone cechy (np. stanowisko robotnicze) i wykorzystać w przyszłości ten podział w celu przygotowania zestawień statystycznych.

Urzędów Skarbowych

Umożliwia wprowadzenie i modyfikowanie informacji o kolejnych urzędach skarbowych. Oprócz informacji o nazwie i adresie urzędu skarbowego zawiera dane o banku oraz numerze konta dla wpłat podatku dochodowego od osób fizycznych (z tytuły wypłaconych wynagrodzeń).

Kalendarze pracy

Każda z pozycji tego słownika zawiera informacje o dniach wolnych od pracy w ciągu roku. Dane zawarte w tej kartotece są wykorzystywane m.in. przy obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenia za czas choroby / zasiłku chorobowego. Każdemu pracownikowi można przypisać właściwy kalendarz pracy. W przypadku, gdy wszyscy pracownicy lub pewna ich grupa pracuje w takim samym systemie (tzn. „pokrywają” się dni pracujące i wolne oraz czas pracy w poszczególne dni jest taki sam) można dla tej grupy pracowników założyć i przypisać im wspólny kalendarz. Stosowane są następujące symbole: N - niedziela lub święto, D - dodatkowy dzień wolny od pracy.

Słownik Kalendarzy Pracy jest słownikiem rocznym. Oznacza to, iż wprowadzone kalendarze obowiązują tylko w danym roku. W związku z tym każdego roku należy założyć nowe kalendarze. Można w tym celu wykorzystać opcję „Twórz kalendarz na następny rok” dostępną z poziomu menu podręcznego. Należy przestrzegać zasady, iż w kolejnych latach kalendarz dla tej samej grupy pracowników musi mieć taki sam symbol oraz nazwę. Powód tego zastrzeżenia zostanie wyjaśniony przy opisie kartoteki pracowników. Oprócz zaznaczenia dni wolnych od pracy należy w dni, które są określone jako dni pracujące wpisać liczbę godzin pracy.

KRAJE, POWIATY, GMINY, MIASTA Jedne z najprostszych słowników systemu umożliwiające definicję nazw miast, powiatów, gmin i miast. PRZYCZYNY WYREJESTROWAŃ, TYTUŁY UBEZPIECZEŃ Słowniki instalowane razem z programem zawierające kody i opisy konieczne przy rejestracji dokumentów ZUS. OPISY ZFŚS Opisy tytułów wypłat świadczeń oraz pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. DEFINICJE SKŁADNIKÓW PŁACY Jest to niezwykle ważny słownik istotny dla prawidłowego naliczenia wynagrodzeń. Zawiera definicję składników płac pod względem interpretacji przez system. Składniki wynagrodzeń są dzielone na 2 podstawowe grupy: · składniki systemowe – są to składniki zdefiniowane przez system · składniki definiowane przez użytkownika, a wśród nich: · premia · składniki w gotówce · składniki w naturze · inne potrącenia (od netto) · inne dodatki (do netto). Oprócz wprowadzenia symbolu i nazwy danego składnika wynagrodzenia, niezwykle ważnym dla prawidłowego funkcjonowania programu (naliczanie składki ZUS, wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego, wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy itd.) jest prawidłowe ustawienie przełączników określających sposób interpretacji tegoż składnika. Poniżej podajemy znaczenie poszczególnych przełączników (w przypadku, gdy są one włączone).