Wersja z 08:50, 3 lis 2009

Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać

Krok 1 - Konfiguracja programu, użytkownicy systemu

Konfiguracja programu w przypadku systemu Motława związana jest przede wszystkim z określeniem danych użytkownika pakietu oraz określeniem układu rejestracji danych czy wyglądu wydruku dokumentów.
Dostęp do konfiguracji programu, definiowanie użytkowników oraz trybu numeracji dokumentów uzyskiwany jest za pomocą zewnętrznej aplikacji IntNetCenter instalowanej równolegle z pakietem Motława.

Konfiguracja programu

Uruchomienie systemu konfiguracji IntNetCenter wymaga podania nazwy i hasła użytkownika. Nazwy użytkownika i hasła są zakładane przez instalatora lub osobę posiadającą status administratora w IntNetCenter.
Dla potrzeb zmian ustawień konfiguracji zalecane jest wykorzystywanie funkcji Administratora lub też przydzielenie odpowiednich uprawnień jednemu z użytkowników. Należy pamiętać, iż zmiany wykonane w konfiguracji mają bardzo duże znaczenie dla poprawnego funkcjonowania systemu a także dla poprawnej emisji dokumentów, dlatego niedopuszczalne jest udostępnienie tej opcji osobom niepowołanym.
Ekran systemu konfiguracji IntNetCenter przedstawiony został na poniższym rysunku:

W niniejszym rozdziale omówione zostaną jedynie podstawowe elementy konfiguracji (część opcji). Dokładny opis znaczenia wszystkich opcji zawarty został w rozdziale Szczegółowy opis opcji.

Ustawienia globalne

Edycja ustawień właściciela pakietu

Opcja służy do określenia podstawowych danych właściciela pakietu. Za jej pomocą możliwe jest określenie nazwy, adresu użytkownika, jego numeru NIP oraz pozostałych elementów niezbędnych do prawidłowego wystawiania dokumentów. Okno konfiguracji danych właściciela przedstawione zostało na poniższym rysunku:

Dane konfiguracji związane z właścicielem pakietu prezentowane są w postaci czterech zakładek obejmujących: dane identyfikacyjne firmy, jej dane adresowe, dane finansowe i informacje pozostałe (np. miejsce wystawiania dokumentów).

Konfiguracja systemu PL - Kadry i Płace

Opcja decyduje o podstawowych ustawieniach niezbędnych w systemie PL.

Progi podatkowe, składki ZUS

System dla naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (a więc od wynagrodzeń wypłaconych zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia) korzysta z określonych w tym miejscu parametrów, takich jak:

• kwota wolna od podatku,
• koszty uzyskania (wyrażone kwotowo - dla przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę),
• wysokość kolejnych progów podatkowych,
• wysokość zaliczek na podatek dochodowy dla kolejnych progów podatkowych (również wysokość zmniejszonych zaliczek dla uprawnionych osób),
• wysokość kosztów uzyskania (wyrażona procentowo) dla umów-zleceń,
• stawka podatku od umów-zleceń,
• wysokość kwoty brutto zlecenia decydująca o uznaniu go za zlecenie ryczałtowe,
• limit wypłat w naturze z ZFŚS niepodlegających opodatkowaniu.

Kolejnym, równie ważnym parametrem jest wysokość składki ZUS (wyrażona procentowo). Jest ona rozbita na trzy składniki:

• ZUS ubezpieczenie (dla wynagrodzeń za okres do 31 grudnia 1998),
• ZUS fundusz pracy,
• ZUS fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych

oraz składki płacone przez pracowników i pracodawcę

• składka na ubezpieczenie emerytalne,
• składka na ubezpieczenie rentowe,
• składka na ubezpieczenie chorobowe,
• składka na ubezpieczenie wypadkowe,
• składka na ubezpieczeni zdrowotne,

a także wysokość dochodu, powyżej którego nie jest naliczana składka na ubezpieczenie emerytalno – rentowe – pole PRZECIĘTNE PROGNOZOWANE WYNAGRODZENIE – w polu tym podaje się wysokość wynagrodzenia, którego 30-krotność jest granicą naliczania składki.

Dodatkowymi parametrami, dostępnymi w tej grupie są:

• wysokość zasiłku rodzinnego na poszczególne dzieci,
• wysokość minimalnego wynagrodzenia,

oraz informacja o sposobie zaokrąglania (do 1 grosza, do 10 groszy, itd.):

• podstawy zaliczki na podatek dochodowy,
• wymiaru zaliczki na podatek dochodowy,
• składek ZUS,
• obliczanych składników wynagrodzenia (zasiłek chorobowy, średnie wynagrodzenie, itp.).
• podstaw składek na ubezpieczenia oraz samych ubezpieczeń na fundusz emerytalny, rentowy, chorobowy, wypadkowy oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Parametry kartoteki płac

Opcja ta m.in. pozwala określić takie parametry jak:

• sposób rozliczania urlopu bezpłatnego,
• sposób obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
• liczba miesięcy dla obliczenia średniej dla urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego i opieki nad zdrowym dzieckiem,
• liczba dni dla określenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
• sposób zmniejszania wynagrodzenia w miesiącach, w których pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z powodu zatrudnienia go lub zwolnienia w ciągu tego miesiąca,

Definicja wydruków

Dzięki tej opcji możemy określić:

• które składniki wynagrodzenia będą drukowane na odcinkach płacowych dla pracowników oraz na zestawieniach zbiorczych,
• drukowane nazwy składników wynagrodzenia
• ilość drukowanych składników („głębokość”) składników w gotówce, naturze, premii, dodatków i potrąceń

Parametry kartoteki zleceń

Parametry kartoteki zleceń dzielą się na 5 grup:

• sposób obliczania kosztów uzyskania zlecenia,
• sposób obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• parametry konieczne dla wydruku umowy-zlecenia, umowy o dzieło i rachunku za ich wykonanie,
• informacje o wysokości składek ZUS,
• sposób wydruku kartotek wynagrodzeń.

Do pierwszej grupy należą m.in. takie informacje jak: przedstawiciel firmy, okres dla reklamacji, odsetki za zwłokę i maksymalna zwłoka, miejsce zawarcia umowy itd. Ostatnim z parametrów kartoteki zleceń jest wysokość składek ZUS stosowana w przypadku umów zleceń. Należy osobno podać (wyrażoną procentowo) składkę ZUS dla zleceniobiorcy i zleceniodawcy – dotyczy to zleceń za okres do 31.12.1998 (sprzed reformy ZUS).

Dodatkowo istnieje możliwość:

• zablokowania wprowadzenia zlecenia dla osoby, której nie określono urzędu skarbowego,
• określenia czy przelewy i zestawienia dla urzędów skarbowych mają być wykonywane wg urzędu skarbowego, któremu zleceniobiorcy podlegali w czasie, gdy wykonywali zlecenia, czy też wg urzędów skarbowych, którym podlegają w chwili wykonywania zestawienia,
• określenia czy kartoteki zarobkowe mają być tworzone wg daty wypłaty czy daty wykonania zlecenia.

Parametry ogólne

Opcja ta umożliwia ustawienie pomocniczych parametrów konfiguracji systemu takich jak np. – pisania nazwisk dużymi literami.

Dane o ZUSie

Opcja ta umożliwia ustawienie parametrów pracy Systemu dotyczących ZUS-u. Najważniejszym z nich jest Ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości podatku.

Użytkownicy systemu

Z programu może korzystać wiele osób (w wersji sieciowej - jednocześnie). Oczywiste jest, że różny jest zakres obowiązków oraz ich kompetencje. Dlatego też program powinien kontrolować dostęp poszczególnych użytkowników do określonych części programu. Służą do tego Użytkownicy systemu. Rozpoczynając pracę, warunkiem wstępnym jest podanie nazwy oraz hasła. Po zainstalowaniu program w systemie występują dwie aktywne nazwy (identyfikatory użytkowników) fk dla operatora oraz Administrator dla osoby odpowiedzialnej za administrację. Dla obu identyfikatorów hasło jest puste. Nazwa służy do identyfikowania nas przez program, określa uprawnienia. Jest ona znana innym użytkownikom, którzy nie znają jednak naszego hasła. To ostatnie, stanowi właściwą kontrolę przed dostępem osób niepowołanych.

W celu zdefiniowania użytkowników (po instalacji) należy posłużyć się opcją Użytkownicy systemu dostępną w programie IntNetCenter. Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie spisu użytkowników programu, przedstawiającego ich: nazwy, tryb pracy i opis funkcji. Dostęp do edycji danych o użytkownikach (i grupach użytkowników) dostępny jest po wywołaniu opcji ustawienia szczegółowe widocznej pod listą użytkowników.

Po wyborze opcji wyświetlone zostaje okno umożliwiające edycję danych użytkownika, założenie hasła dostępu oraz co najważniejsze określenie poziomu dostępu do poszczególnych opcji systemu. Okno edycji danych użytkownika przedstawione zostało na rysunku 10.

Na karcie użytkownika znajdują się takie informacje jak: nazwa (login), imię nazwisko, stanowisko adres poczty elektronicznej. Hasło użytkownika oraz jego uprawnienia są dostępne z poziomu klawiszy po lewej stronie zakładki.

Definicja uprawnień może odbywać się na poziomie pojedynczych użytkowników lub też poprzez zdefiniowanie uprawnień dla grupy użytkowników (zalecane). W drugim wypadku po zdefiniowaniu uprawnień dla grupy niezbędne jest oczywiście zdefiniowanie wszystkich jej członków. Operacja ta odbywa się z poziomu zakładki grupy (klawisze dodaj i usuń). Po zdefiniowaniu użytkowników należy pamiętać o zmianie danych użytkownika założonego automatycznie przez program, które umożliwiły nam wejście do programu za pierwszym razem.

Z uwagi na konstrukcję systemu nie jest możliwe usuwanie użytkowników systemu FK, pozostawienie zaś użytkownika automatycznie założonego przez program umożliwia wykonanie zapisów, których nie można przypisać do żadnego ze znanych użytkowników programu.

Osobą tą powinien być wyznaczony Administrator systemu. Pozostali powinni mieć dostęp tylko do tych części programu, które potrzebne są im w pracy.

Dokumentacja systemu Płace: Spis treści • Wstęp • Pierwsze kroki • Krok "Zerowy" - wyjaśnienie kilku "fachowych" terminów • Krok 1: Skonfigurowanie programu, użytkownicy systemu • Krok 2 - Zdefiniowanie podstawowych słowników i kartotek • Krok 3: Rejestracja pracownika / zleceniobiorcy • Słowniki • Spis rysunków