Wersja z 09:44, 29 mar 2009

Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać

Krok 2 - zdefiniowanie trybu numeracji oraz podstawowych słowników i kartotek

Jednym z podstawowych elementów konfiguracji, które powinny zostać zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy jest określenie dokumentów aktywnych w systemie oraz sposobu ich numeracji. Dostęp do tych elementów jest realizowany za pomocą opcji Definicje operacji oraz Numeracja dokumentów dostępnych z poziomu Konfiguracji systemu HT programu IntNetCenter.

Definicja operacji umożliwia określenie dokumentów aktywnych w systemie oraz nadanie im wewnętrznego nazewnictwa dokumentów. System proponuje standardowo domyślne symbole oraz nazwy dokumentów (np. ST FV dla Sprzedażowej Faktury VAT). Domyślnie w systemie uaktywnione są tylko podstawowe dokumenty. Definicja odbywa się poprzez wybranie odpowiedniego typu dokumentów w drzewie dokumentów widocznym po lewej stronie okna konfiguracji. W prawej części tego okna możliwe jest określenie kolejno: wewnętrznego symbolu dla dokumentu, jego nazwy w systemie, określenia czy jest on aktywny czy zablokowany oraz na końcu przypisanie ewentualnego symbolu dekretacji.

Kolejnym krokiem po zdefiniowaniu aktywnych w systemie dokumentów jest określenie numeracji dla dokumentów własnych emitowanych z systemu. Uzgodnienia związane z numeracją wykonywane są za pomocą opcji Automatyczna numeracja.

Numery mogą być nadawane w różnorodny sposób, inny dla każdego rodzaju dokumentu oraz magazynu.

Po wyborze opcji na ekranie pojawi się okno w którego lewym panelu podobnie jak w przypadku definicji operacji dostępne są dokumenty występujące w systemie. Po prawej stronie okna znajdują się elementy definicji numerów. Użytkownik ma możliwość wyboru numeracji w zależności od magazynu lub wspólnej dla wszystkich magazynów. Numeracja dokumentów może być formatowana w sposób zależny od użytkownika. Przykładowy sposób formatowania numeracji został zawarty bezpośrednio na zakładce Maska numeracji.

Dokładny opis aktywowania dokumentów wraz z ustawieniami ich numeracji oraz przykładami zamieszczony został w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.

Podstawowe słowniki

Słowniki pełnią w systemie rolę pomocniczą. Wszędzie tam, gdzie wpisuje się przeważnie te same dane (np. miasta, sposoby płatności, jednostki miary) można skorzystać z listy wcześniej wprowadzonych danych. Wywołanie słownika i wybór pozycji pozwoli zaoszczędzić czas, o czym przekonamy się podczas wystawiania dokumentu. Dodatkowo ułatwia to zachowanie jednoznaczności opisów i skrótów. W chwili obecnej nie muszą Państwo wprowadzać wszystkich danych, będzie to można zrobić później, np. podczas wystawiania dokumentu lub zakładania karty kontrahentowi.

Wprowadzana do słowników symbolika powinna być dogłębnie przemyślana. Na obecnym etapie (pierwsze kroki) trudno by było Państwu stworzyć kompletny system symboli, nie posiadając ogólnej wizji systemu. Zakładamy zatem, że informacje wprowadzone do słowników w chwili obecnej mają charakter ćwiczebny. Po zapoznaniu się do końca z możliwościami systemu powrócą Państwo do słowników i stworzą odpowiednie dla Państwa symbole operacji, grupy, kategorie, itd.

Podstawowe słowniki, które mogą znaleźć zastosowanie w większości instalacji wymienione zostały poniżej. Pełna lista słowników wraz z ich opisem znajduje się w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.

Miasta

Jeden z najprostszych słowników systemu umożliwia definicję nazw miast, możliwe jest ewentualne rozszerzenie definicji o kraj czy województwo.

Płatności

Definicja płatności składa się z trzech elementów, nazwy płatności, jej typu oraz określenia terminu (w dniach). Typy płatności dostępne w systemie to gotówka, przelew, karta płatnicza oraz fakotring.

Jednostki

Słownik zawiera skróty jednostek wykorzystywanych w systemie oraz ich pełne nazwy.

Magazyny

Program może obsługiwać nieograniczoną liczbę magazynów. Magazyny są określane poprzez ich odpowiedni numer. Kolejne numery dla magazynów są nadawane automatycznie. Nazwa magazynu może być określona przez użytkownika w dowolny sposób.

Wzorce dekretacji

Słownik zawiera wzory wykorzystywane podczas automatycznej dekretacji operacji. Dla każdego wzorca oprócz symbolu i nazwy możliwe jest określenie dowolnej definicji dekretacji. Definicja wzorców została szczegółowo omówiona w rozdziale Dekretacja automatyczna.

Wyróżniki towarowe

Opcja ta umożliwia dodatkowy podział kartoteki towarów na grupy do potrzeb automatycznej dekretacji pozycji dokumentów.

Oprócz podstawowych słowników duże znaczenie w systemie mają dwie podstawowe kartoteki. Są to kartoteka: towarów i usług a także kartoteka kontrahentów zawierająca dane o dostawcach oraz odbiorcach. W rozdziale pierwsze kroki kartoteki te omówione zostały w stopniu umożliwiającym rozpoczęcie pracę z systemem. Bardziej szczegółowy opis obu kartotek zawarty został w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.

Kartoteka towarów

Kartoteka towarów służy do przechowywania informacji o posiadanym asortymencie lub świadczonych usługach. Każdy towar, dla którego użytkownik zamierza prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupu, musi mieć założoną kartę. Można ją założyć przed lub w trakcie operacji rejestracji pozycji dokumentu, przy czym podczas sprzedaży będzie na to za późno. Przyczyna tego jest prosta: tworząc kartę nie można wpisać wprost ilości.

Towary identyfikowane są poprzez unikatowe symbole (indeksy). Program nie pozwala na założenie dwóch kart towarowych o takich samych symbolach. Karta towaru zawiera wszystkie niezbędne dane o posiadanym towarze. Informacje te zawarte są w ściśle określonych polach, które wyświetlane są przez program na ekranie

Zakładanie karty towaru lub usługi

Zakładanie nowej karty dla towaru lub usługi jest zbliżone. Dla trzech zakładek definiujących pełne dane towaru lub usługi poniżej opisane zostały wyłącznie dane których wypełnienie jest niezbędne w celu prawidłowej identyfikacji danych.

SYMBOL

Symbol towaru jest jednym z najważniejszych pól na karcie towarowej, służy bowiem do rozróżniania przez program poszczególnych towarów. Jest więc wskazane aby symbole były tak skonstruowane, by łatwo się można było nimi posługiwać w prosty sposób. Mogą być one np. skróconą formą nazwy. Gorąco odradzamy stosowanie numeracji typu 0001, 0002, 0003.... itd. gdyż wtedy bardzo trudno odszukać właściwą kartę towarową.

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie symboliki towarowej pozwalającej na szybkie określanie przynależności towaru do określonej grupy, podgrupy asortymentowej.

NAZWA

Nazwa towaru może się składać ze 100 znaków, co powinno w zupełności wystarczyć.

SWW, PKWIU

Pola SWW oraz PKWiU służy do wpisania grupy wyrobów wg Systematycznego Wykazu Wyrobów. Ma ono znaczenie dla tych pozycji, dla których podatek VAT jest różny od 22 procent. Wartość tego pola drukowana jest na fakturze VAT.

STAWKA VAT

Podatek VAT informuje o stawce podatku (w procentach), jaki należy doliczyć przy sprzedaży towaru. Jedynym sposobem wprowadzenia wartości w to pole, jest wywołanie listy możliwych wartości.

JEDNOSTKA
Pole jednostka informuje o mianie danego towaru. Podobnie jak w przypadku stawki VAT pole to nie jest dostępne do bezpośredniej edycji. Jedyną możliwością wypełnienia pola jest skorzystanie z wcześniej przygotowanego słownika jednostek.

CENY TOWARU

Dostęp do informacji o cenach towaru lub usługi jest możliwy po wywołaniu tabeli cenników za pomocą klawisza pokaz pozycje cennika umieszczonego na drugiej zakładce.

W tabeli umieszczone są wszystkie zdefiniowane przez użytkownika ceny. Dodawanie kolejnego składnika cen odbywa się poprzez przejście kursorem w dół na kolejną pozycję listy. Dla każdej pozycji cennika użytkownik może powinien określić:

• typ pozycji cennika – cena sprzedaży / zakupu,
• klasę cenową (pozycja wcześniej zdefiniowanego słownika klas cenowych),
• walutę, domyślnie cennik złotówkowy,
• okresową aktywność pozycji słownika cen.

Ceny sprzedaży nie są wiążące, można je zmieniać podczas dokonywania rozchodu lub poprzez wejście w poprawianie danych w kartotece danego towaru i pod takimi cenami (zmienionymi) zostaną one wydane z magazynu.

standardowo na zamówieniu

W polu tym możliwe jest określenie ilości standardowo proponowanej dla towaru umieszczanej na zamówieniu u dostawców. Wielkość ta ma znaczenie wyłącznie w wypadku wykorzystywania modułu zamówień.

stan minimalny

Pole ilość minimalna zawiera dolny pułap ilości towaru w magazynie. Ustawiając w filtrze kartoteki towarów przełącznik „ilość mniejsza od minimalnej”, można wykonać wydruk zawierający listę towarów, które należałoby zamówić.

ilość w opakowaniu

Pole to pozwala na wprowadzenie ilości towaru, jaka mieści się w opakowaniu. Na podstawie tej ilości system może drukować na fakturach Vat oraz rachunkach uproszczonych informację o niezbędnej liczbie opakowań. Warunkiem koniecznym jest włączenie tego w konfiguracji systemu.

status karty towarowej
Pola trzeciej zakładki pozwalają określić dodatkowe informacje związane ze statusem towaru lub usługi. Domyślnie pola te przyjmują wartości umożliwiające na dowolne operowanie kartą podczas rejestracji pozycji przyjęcia lub wydania towaru. Szczegółowe znaczenie poszczególnych pól statusu jak i nie opisanych powyżej pozostałych pól karty zostało przedstawione w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.

Dokumentacja systemu HT: Spis treści • Wstęp • Pierwsze kroki Krok 0 - wyjaśnienie kilku „fachowych” terminów• Krok 1 - Konfiguracja programu, użytkownicy systemu • Krok 2 - Zdefiniowanie trybu numeracji oraz podstawowych słowników i kartotek • Krok 3 – Rejestracja pierwszego dokumentu • Krok 4 – Pierwsze zestawienie zarejestrowanych dokumentów Szczegółowy opis opcji • Podstawowe skróty klawiaturowe • Słowniki • Kartoteki • Elementy eksploatacji systemu • Użytkownicy systemu • Numeracja dokumentów • Całokształt - sposób definicji układu kolumn