Manual HT:Zdefiniowanie trybu numeracji oraz podstawowych słowników i kartotek
 |
Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać |
Krok 2 - zdefiniowanie trybu numeracji oraz podstawowych słowników i kartotek
Jednym z podstawowych elementów konfiguracji, które powinny zostać zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy jest określenie dokumentów aktywnych w systemie oraz sposobu ich numeracji. Dostęp do tych elementów jest realizowany za pomocą opcji Definicje operacji oraz Numeracja dokumentów dostępnych z poziomu Konfiguracji systemu HT programu IntNetCenter.
Definicja operacji umożliwia określenie dokumentów aktywnych w systemie oraz nadanie im wewnętrznego nazewnictwa dokumentów. System proponuje standardowo domyślne symbole oraz nazwy dokumentów (np. ST FV dla Sprzedażowej Faktury VAT). Domyślnie w systemie uaktywnione są tylko podstawowe dokumenty. Definicja odbywa się poprzez wybranie odpowiedniego typu dokumentów w drzewie dokumentów widocznym po lewej stronie okna konfiguracji. W prawej części tego okna możliwe jest określenie kolejno: wewnętrznego symbolu dla dokumentu, jego nazwy w systemie, określenia czy jest on aktywny czy zablokowany oraz na końcu przypisanie ewentualnego symbolu dekretacji.
Kolejnym krokiem po zdefiniowaniu aktywnych w systemie dokumentów jest określenie numeracji dla dokumentów własnych emitowanych z systemu. Uzgodnienia związane z numeracją wykonywane są za pomocą opcji Automatyczna numeracja.
Numery mogą być nadawane w różnorodny sposób, inny dla każdego rodzaju dokumentu oraz magazynu.
Po wyborze opcji na ekranie pojawi się okno w którego lewym panelu podobnie jak w przypadku definicji operacji dostępne są dokumenty występujące w systemie. Po prawej stronie okna znajdują się elementy definicji numerów. Użytkownik ma możliwość wyboru numeracji w zależności od magazynu lub wspólnej dla wszystkich magazynów. Numeracja dokumentów może być formatowana w sposób zależny od użytkownika. Przykładowy sposób formatowania numeracji został zawarty bezpośrednio na zakładce Maska numeracji.
Dokładny opis aktywowania dokumentów wraz z ustawieniami ich numeracji oraz przykładami zamieszczony został w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.
Podstawowe słowniki
Słowniki pełnią w systemie rolę pomocniczą. Wszędzie tam, gdzie wpisuje się przeważnie te same dane (np. miasta, sposoby płatności, jednostki miary) można skorzystać z listy wcześniej wprowadzonych danych. Wywołanie słownika i wybór pozycji pozwoli zaoszczędzić czas, o czym przekonamy się podczas wystawiania dokumentu. Dodatkowo ułatwia to zachowanie jednoznaczności opisów i skrótów.
W chwili obecnej nie muszą Państwo wprowadzać wszystkich danych, będzie to można zrobić później, np. podczas wystawiania dokumentu lub zakładania karty kontrahentowi.
Wprowadzana do słowników symbolika powinna być dogłębnie przemyślana. Na obecnym etapie (pierwsze kroki) trudno by było Państwu stworzyć kompletny system symboli, nie posiadając ogólnej wizji systemu. Zakładamy zatem, że informacje wprowadzone do słowników w chwili obecnej mają charakter ćwiczebny. Po zapoznaniu się do końca z możliwościami systemu powrócą Państwo do słowników i stworzą odpowiednie dla Państwa symbole operacji, grupy, kategorie, itd.
Podstawowe słowniki, które mogą znaleźć zastosowanie w większości instalacji wymienione zostały poniżej. Pełna lista słowników wraz z ich opisem znajduje się w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.
Miasta
Jeden z najprostszych słowników systemu umożliwia definicję nazw miast, możliwe jest ewentualne rozszerzenie definicji o kraj czy województwo.
Płatności
Definicja płatności składa się z trzech elementów, nazwy płatności, jej typu oraz określenia terminu (w dniach). Typy płatności dostępne w systemie to gotówka, przelew, karta płatnicza oraz fakotring.
Jednostki
Słownik zawiera skróty jednostek wykorzystywanych w systemie oraz ich pełne nazwy.
Magazyny
Program może obsługiwać nieograniczoną liczbę magazynów. Magazyny są określane poprzez ich odpowiedni numer. Kolejne numery dla magazynów są nadawane automatycznie. Nazwa magazynu może być określona przez użytkownika w dowolny sposób.
Wzorce dekretacji Słownik zawiera wzory wykorzystywane podczas automatycznej dekretacji operacji. Dla każdego wzorca oprócz symbolu i nazwy możliwe jest określenie dowolnej definicji dekretacji. Definicja wzorców została szczegółowo omówiona w rozdziale Dekretacja automatyczna. Wyróżniki towarowe Opcja ta umożliwia dodatkowy podział kartoteki towarów na grupy do potrzeb automatycznej dekretacji pozycji dokumentów. Oprócz podstawowych słowników duże znaczenie w systemie mają dwie podstawowe kartoteki. Są to kartoteka towarów i usług a także kartoteka kontrahentów zawierająca dane o dostawcach oraz odbiorcach. W rozdziale pierwsze kroki kartoteki te omówione zostały w stopniu umożliwiającym rozpoczęcie pracy z systemem. Bardziej szczegółowy opis obu kartotek zawarty został w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji. Kartoteka towarów Kartoteka towarów służy do przechowywania informacji o posiadanym asortymencie lub świadczonych usługach. Każdy towar, dla którego użytkownik zamierza prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupu, musi mieć założoną kartę. Można ją założyć przed lub w trakcie operacji rejestracji pozycji dokumentu, przy czym podczas sprzedaży będzie na to za późno. Przyczyna tego jest prosta: tworząc kartę nie można wpisać wprost ilości. Towary identyfikowane są poprzez unikatowe symbole (indeksy). Program nie pozwala na założenie dwóch kart towarowych o takich samych symbolach. Karta towaru zawiera wszystkie niezbędne dane o posiadanym towarze. Informacje te zawarte są w ściśle określonych polach, które wyświetlane są przez program na ekranie
 |
Dokumentacja systemu HT: |
