Manual Place:Słowniki

Słowniki

W punkcie tym przedstawiony zostanie szczegółowy opis występujących w systemie słowników. Lista słowników jest dość długa, poszczególne słowniki mogą być wykorzystywane przez użytkowników o różnych profilach działalności. Dlatego też nie zawsze wszystkie słowniki muszą być zdefiniowane. W przypadku braku słownika w trakcie edycji danych system z reguły przyjmuje wartości domyślne. W niektórych jednak przypadkach wypełnienie, choć jednej pozycji w słowniku jest bezwzględnie wymagane.

Słowniki mają za zadanie przechowywanie danych wielokrotnie wykorzystywanych w różnych miejscach programu, w trakcie tworzenia dokumentów. Tłumacząc prościej, słownik to lista elementów tego samego typu, wraz z opisem. W momencie tworzenia dokumentu pobierany jest odpowiedni element słownika, a w razie konieczności (przy jego braku), użytkownik może wprowadzić na bieżąco nowy element. Poniżej przedstawiona została pełna lista ogólnych słowników dostępna w systemie Motława z poziomu opcji Słowniki. W zależności od wykorzystywanego wariantu systemu nie wszystkie słowniki muszą być dostępne w menu.

Obsługa słowników

Słowniki – ze względu na sposób obsługi - można podzielić na dwie grupy: obsługiwane w typowy sposób wspólny dla grupy (słowniki podstawowe), oraz obsługiwane w sposób indywidualny. W pierwszej grupie są m.in. następujące słowniki: Kraje, Miasta, Banki..

Druga grupa to słowniki złożone, np.: Wzory PK

Obsługa słowników z grupy podstawowej zostanie opisana na przykładzie słownika Kraje. Inne słowniki z tej grupy są obsługiwane w sposób identyczny.

Obsługa słowników grupy podstawowej

Rysunek 50. Obsługa słowników grupy podstawowej (kraje)

• Dodanie nowej pozycji

Aby dodać nową pozycję do słownika korzystamy z przycisku 1, bądź z paska menu: Plik > dodaj nowy. Otworzy się nowe okienko, z aktywną linią nowego rekordu (zapisu). Wpisujemy odpowiednie dane do pól. Po wypełnieniu wszystkich pól, zachowujemy przyciskiem Zachowaj.

• Poprawienie pozycji

Poprawianie pozycji słownika poprzez wyedytowanie zapisu. Służy do tego przycisk 2, lub: Menu > Edycja > Edycja. Następnie należy ustawić kursor w polu, które chcemy poprawić i wprowadzić nowy zapis.

• Usuwanie rekordu (linii zapisu)

Aby usunąć rekord, zaznaczamy zapis (poprzez kliknięcie myszką) a następnie korzystając z przycisku 3 usuwamy niepotrzebną pozycję słownika.

• Porządkowanie

Wszystkie zapisy słownika możemy poukładać alfabetycznie (rosnąco lub malejąco). Aby wykonać to szybko korzystamy z przycisków 4. Dodatkowo możemy ułatwić sobie wyszukiwanie pozycji poprzez opcję Sortowanie, wywoływanej z Menu > Widok. Postawienie znaczka w polu tytułu kolumny spowoduje uaktywnienie tej kolumny jako filtra wyszukiwania. Wystarczy zacząć pisać z klawiatury poszukiwane słowo, a dana pozycja słownika zostanie natychmiast wyszukana.

• Całokształty słownikach

W słownikach użytkownik może także korzystając z całokształtów (opisanych wcześniej), definiować wygląd słowników. Sposób jest taki sam we wszystkich okienkach programu. Dodatkowo, można dostosować (Menu > Widok > Dostosuj) wygląd okienek do naszych upodobań: kolor okienka, wielkość czcionek, widoczność linii poziomych i pionowych.

• Eksport danych

Jeśli będzie konieczność wyeksportowania danych ze słownika, możemy zrobić to bardzo szybko i łatwo. Uruchamiamy z Menu polecenie Dane, a następnie Eksportuj dane. Program pozwoli wyeksportować dane do dokumentów w jednym z wybranych formatów.

• Poruszanie się po słowniku

Przemieszczanie pomiędzy rekordami realizowane jest za pomocą strzałek 5. Natomiast poruszanie się po polach pojedynczego rekordu odbywa się za pomocą strzałek z klawiatury (góra, dół, prawo, lewo).

• Menu podręczne

Podstawowe czynności w słowniku możemy zrealizować wykorzystując menu podręczne: ustawiamy się w dowolnym miejscu okienka i klikamy prawym przyciskiem myszy. Otworzy się wówczas menu kontekstowe z pozycjami:

* Nowa pozycja

* Edytuj

* Usuń

* Właściwości

* Widok

* Edycja

* Pokaż pulpit

Szczegółowy opis opcji menu podręcznego został zawarty w poprzednim rozdziale.

• Wzorce dekretacji

W słowniku Wzorce dekretacji definiujemy dekrety typowe, z pomocą, których możemy uruchomić automatyczną dekretacje dokumentów wystawionych w programie, czyli ułatwić i przyspieszyć pracę.

Nowy wzorzec tworzymy korzystając z przycisku 1 – dodaj nową pozycję: wpisujemy nazwę i symbol wzorca. Kolejny krok, to otworzenie okienka pozycji dekretu > przycisk 2.

W pozycjach wzorca określamy szczegółowe informacje n/t danego struktury dekretu. Przykładowa definicja wzorca zostanie opisana na bazie dekretacji faktur sprzedaży. Dokumenty te najczęściej dekretowane są poprzez zapis: konto 7xx (przychody ze sprzedaży), strona Ma i konto 22x (VAT należny), strona Ma, oraz po stronie Wn konto 2xx (konto kontrahenta - odbiorcy).

Rysunek 51. Obsługa słownika wzorce dekretacji.

Takie właśnie informacje musimy wprowadzić w pozycjach tego wzorca. W okienku pozycji wypełniamy następujące pola:

• Typ konta:
  • bezpośrednie (wybrane z listy)
  • kontrahent dostawca
  • kontrahent odbiorca
  • płatnik dostaw
  • płatnik odbioru
• Nazwa konta
  • Wybór z listy
  • W przypadku kont kontrahenta pole to jest nieaktywne, a program odpowiednie konto pobierze z kartoteki kontrahentów.
• Strona zapisu
  • Winien
  • Ma
• Kwota – wybieramy z listy odpowiedni rodzaj
• Opis
  • Stawiając znaczek przy odpowiednim opisie, program automatycznie poda w opisie dekretu oznaczoną informację.

Po wprowadzeniu tych informacji, korzystając z przycisku 3 zachowujemy wprowadzone informacje. Przycisk 4 powiela zaznaczony na liście wzorzec.

Mechanizm automatycznego dekretowania jest omówiony dokładnie w rozdziale Dekretacja automatyczna. W słowniku tym możemy zbudować drzewo grup towarowych. Grupy układane są hierarchicznie: na grupy i podgrupy. Można tworzyć dowolną ilość podgrup, niemniej jednak należy starać się, aby układ grup towarowych był jednoznaczny, a informacja jasna. Dodawanie nowego poziomu realizujemy przyciskiem 1.

Uzupełniając okienka po prawej stronie wprowadzamy informację o danym poziomie grup towarowych. Formatki ekranów dla okienek słowników nieopisanych szerzej powyżej przedstawione zostały w dalszej części tego rozdziału.

Rysunek 52. Słownik miasta.