Wersja z 10:52, 11 mar 2009

Krok 7 – Zamknięcie zapisów płacowych, dekretacja, rozliczenie z ZUS, automatyczne naliczenie płac

Zamknięcie zapisu płacowego

Po sprawdzeniu poprawności zapisów płacowych, możliwe jest jego tzw. zamknięcie. Zamknięcie zapisu uniemożliwia jakąkolwiek jego zmianę (tym bardziej usunięcie). Zamknięcia zapisów możemy dokonać wybierając z menu podręcznego kartoteki płac opcję Zamknięcia. Po jej wybraniu pojawi się kolejne menu, z którego należy wybrać, czy chcemy wykonać operację zamknięcia dla zapisu wskazanego przez podświetlenie, czy też dla wszystkich zapisów określonych przez podane parametry kartoteki płac. Dla odróżnienia zapisów zamkniętych od zwykłych, te pierwsze zaznaczone są znakiem "y" umieszczonym przy informacji o miesiącu, którego dotyczy zapis.

Dekretacja

Kolejną operacją dostępną z poziomu menu podręcznego kartoteki płac jest dekretacja zapisów płacowych. Jeśli zostały utworzone wzory dekretacji (opcje Słowniki - Wzory PK) możliwe jest za pomocą tej opcji utworzenie poleceń księgowania dla wybranego zapisu płacowego lub dla wybranej grupy zapisów. Wyboru dokonujemy poprzez menu, które pojawi się na ekranie po wybraniu opcji Polecenia księgowania. Jeśli np. chcemy utworzyć PK dla całej listy płac, to w filtrze kartoteki płac należy podać jej symbol (numer).

Jeśli w czasie tworzenia dekretu dla wybranej grupy zapisów zostanie wykryty błąd (np. brak wzoru dekretu dla kolejnego zapisu płacowego lub nieokreślony sposób dekretacji jednego ze składników wynagrodzenia) użytkownik zostanie o tym poinformowany i będzie miał możliwość przerwania tworzenia dekretu. Zapisy płacowe będące powodem błędu nie zostaną zadekretowane. Jeśli z niej skorzystaliśmy, to należy teraz usunąć przyczynę błędu i wydać ponowne polecenie tworzenia dekretu dla tej samej grupy zapisów.

Nim program rozpocznie tworzenie dekretu zada użytkownikowi kilka pytań!

Użytkownik może wykonać dekretację próbną oraz właściwą. Użytkownik posiadający stosowne uprawnienia może oddekretować zapisy, umożliwiając tym samym ich ponowną dekretację.

Po utworzeniu dekretu właściwego zapisy pojawią się na kontach księgowych. Tak, więc dla sprawdzenia poprawności wzoru dekretacji oraz zapisów płacowych należy przez wykonaniem dekretacji właściwej uruchomić dekretację próbną. Następnie usunąć ewentualne błędy i wówczas wywołać dekretację właściwą.

Raporty ZUS

ZUS RCA / ZUS-RSA / ZUS-RZA

Wywołanie jednej z powyższych opcji spowoduje przygotowanie dla programu PŁATNIKA informacji zawierających dane o deklaracjach rozliczeniowych ZUS: RCA, RSA, RZA. Po wybraniu stosownej deklaracji program zapyta nas o datę jej wypełnienia, a następnie miesiąc, dla którego chcemy przygotować deklarację.

Jeśli w rozliczanym miesiącu były wprowadzone dwie lub więcej listy płac, należy tak określić parametry kartoteki płac (parametry filtrowania zapisów płacowych), aby zostały wybrane WSZYSTKIE ZAPISY PŁACOWE. W przypadku, gdy na listach tych znajdują się dwa lub więcej zapisów płacowych dla danego pracownika, program przed stworzeniem deklaracji zsumuje te zapisy płacowe i takie dane zbiorcze przekaże do programu Płatnika. Wczytania deklaracji rozliczeniowych w programie Płatnika należy dokonać w sposób analogiczny, jak deklaracji zgłoszeniowych – jedyna różnica polega na nazwie pliku przygotowanego przez system Kadrowo-Płacowy.

Plik ten w przypadku deklaracji rozliczeniowych płac nazywa się ROZL_PL.KDU.

UWAGA !!!

Program przygotowując dane dla programu Płatnika USUWA poprzednio przygotowane dane o deklaracjach rozliczeniowych. Dlatego też chcąc wykonać różne deklaracje (np. RCA i RSA) należy najpierw wykonać jedną z nich, następnie wczytać przygotowane dane w Płatniku i wówczas dopiero przygotować dane dla drugiej deklaracji.

Naliczanie płac

Gdy w kartotece płac znajdują się dane o wynagrodzeniach dla pracowników za jakiś miesiąc, to można ułatwić wprowadzanie list płac na kolejny miesiąc, przenosząc zapisy ze wskazanego miesiąca na miesiąc żądany. Operacja ta jest możliwa po wybraniu opcji NALICZANIE PŁAC z menu podręcznego kartoteki płac. Zostanie wówczas zadane pytanie o miesiąc źródłowy oraz docelowy, czyli zapisy, z którego miesiąca mają być wzorcowe dla miesiąca, określonego jako docelowy.

Zmiana daty dokonania wypłaty

Datę wypłaty dla danego pracownika można wpisać w polu data wypłaty jego zapisu płacowego. Bywa jednak, iż chcemy zmienić datę wypłaty dla pewnej grupy pracowników. Należy wówczas podać parametry kartoteki płac, które zapewnią wybór tylko interesujących nas zapisów płacowych.

Następnie z poziomu menu podręcznego należy wywołać funkcję zmień datę wypłaty. Po podaniu żądanej daty wypłaty, użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie chęci wykonania tej operacji.