Wersja z 12:50, 20 lut 2009

Krok 5 – Rejestracja zapisu płacowego z tytułu umowy o pracę

Wykonane w poprzednich krokach czynności umożliwiają wykonanie kolejnego kroku, czyli rejestracji zapisu płacowego z tytułu umowy o pracę. Z drzewa systemu proszę wybrać opcję Kartoteki – Płace.

Wprowadzanie i zmiana danych

Po wybraniu opcji Płace pojawia się okno, w którym będą wyświetlone zapisy znajdujące się w kartotece płac ograniczone poprzez ustawienia filtra dokonane przez użytkownika. Aby zmienić te ustawienia należy po naciśnięciu klawisza F5 zmienić wartość określonych parametrów.

Rysunek 22. ...

Sposób obsługi okna filtracji został opisany we wcześniejszej części dokumentacji.

Wybór listy płac

Dowolna grupa zapisów płacowych może wchodzić w skład listy płac o wybranym symbolu (numerze). Dany zapis płacowy zostaje przypisany do wybranej listy płac poprzez wpisanie w odpowiednie pole zapisu symbolu (numeru) listy. Każdy pracownik może posiadać w każdym miesiącu dowolną ilość zapisów płacowych.

Wybór okresu, z którego pochodzą zapisy

Jeśli chcemy wybrać z kartoteki zapisy pochodzące z wybranego miesiąca, to po ustawieniu przełącznika w pozycji Wybrany miesiąc określamy liczbę określającą żądany miesiąc. Jeśli nie użyjemy tego przełącznika zostaną wyświetlone zapisy z całego roku.

Wybór pracownika lub grupy pracowników

Mamy do dyspozycji 3 przełączniki określające grupy pracowników:

• Wybrana kategoria pracownicza
• Wybrany bank
• Wybrany pracownik

Dzięki ustawieniu przełącznika w położeniu Wybranej kategorii możemy spowodować wyświetlenie w zestawieniu zbiorczym zapisów płacowych dotyczących pracowników podanej kategorii. Ustawiając przełącznik w pozycji Wybrany możemy spowodować wyświetlenie w zestawieniu zbiorczym zapisów płacowych dotyczących wybranego pracownika lub wybranej grupy pracowników. Dodatkowym przełącznikiem pozwalającym wyodrębnić interesujące nas zapisy płacowe jest przełącznik Data wypłaty. Po jego włączeniu możemy określić interesujący nas zakres dat. Na zestawieniu zbiorczym zostaną wyświetlone tylko te zapisy płacowe, w których data wypłaty spełnia podany warunek.

Wprowadzanie i zmiana danych płacowych

Jeśli istnieją zapisy płacowe spełniające podane warunki zostaną one wyświetlone. Aby wprowadzić nowy zapis płacowy z menu podręcznego należy wybrać funkcję Nowy lub tez wskazać odpowiednią ikonę na pasku ikon.

Wprowadzanie zapisu płacowego należy rozpocząć od wybrania pracownika, którego dany zapis będzie dotyczyć. Aby tego dokonać należy wywołać listę zatrudnionych pracowników (jak zwykle poprzez naciśnięcie przycisku znajdującego się po prawej stronie paska zawierającego nazwisko pracownika) i wskazać wybraną osobę.

Następnie należy wpisać numer listy płac oraz datę wypłaty. Można to również zrobić zbiorczo, poprzez ustawienie tych parametrów w filtrze kartoteki – wówczas wszystkie kolejno wprowadzana zapisy będą miały wprowadzona datę wypłaty oraz numer listy płac takie jak ustawione w filtrze kartoteki – można je oczywiście zmienić.

Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe ustawienie daty wypłaty - ma to wpływ na prawidłowe działanie części systemu generującej roczne informacje podatkowe oraz deklarację podatkową PIT 4 i deklaracje ZUS. Zostanie to dokładniej omówione w dalszej części dokumentacji.

Niektóre elementy zapisu płacowego, jak np. płaca zasadnicza oraz wysokość poszczególnych dodatków i co bardzo ważne - koszty uzyskania przychodu oraz kwotę wolną od podatku, system płacowy ustala na podstawie zapisu (dotyczącego danego pracownika) w kartotece osobowej. Jeśli zachodzi taka potrzeba można oczywiście zmienić ich wartość, poprzez bezpośrednie wpisanie w odcinek płacowy. Zmiana taka nie powoduje żadnych modyfikacji kartoteki osobowej - dotyczy tylko danego zapisu płacowego.

Po określeniu pracownika, dla którego zostanie wprowadzony zapis płacowy system oblicza wysokość zasiłku rodzinnego i wpisuje ją wraz z opisem do pola Zasiłki ZUS. Wysokość zasiłku rodzinnego jest określona jako iloczyn ilości osób, na które przysługuje zasiłek (informacja pobierana z kartoteki osobowej pracownika) i wysokości zasiłku podanego w konfiguracji systemu.

Jeśli w skład systemu wchodzi moduł Kasa zapomogowo-pożyczkowa i / lub ZFŚS, to po wybraniu pracownika system sprawdzi, czy należy on do kasy i jeśli tak, to wówczas:

• obciąży wynagrodzenie potrąceniem wynikającym z zadeklarowanej składki na rzecz kasy (pole SKŁADKA KZP)
• w związku z powyższym zwiększy wkład pracownika w kasie

A jeśli pracownik otrzymał pożyczkę z KZP lub z ZFŚS to:

• obciąży wynagrodzenie pracownika kwotami zadeklarowanych spłat rat pożyczek przypadających na dany miesiąc (SPŁATA POŻYCZKI i jedno z pól POTRĄCEŃ)
• obciąży wynagrodzenie kwotą wynikającą ze spłaty odsetek od pożyczki ZFŚS
• w związku z powyższymi zaznaczy odpowiednie spłaty w kartotece KZP i ZFŚS.

Wszelkie zmiany, zarówno kwoty składki, jak i wysokości spłaty raty pożyczki są automatycznie przenoszone do kartoteki KZP i ZFŚS.

Po wskazaniu pracownika (dla którego będzie wprowadzany zapis płacowy) program dodatkowo odczyta informacje o liczbie dni nieobecności pracownika spowodowanych chorobą, urlopem wypoczynkowym, okolicznościowym i bezpłatnym, urlopem macierzyńskim oraz zasiłkiem opiekuńczym. Ponieważ informacji o liczbie tych dni zarejestrowanych przez program płacowy nie można później poprawić bardzo ważne jest, aby

W przypadku, gdy jednak z jakiś powodów zostaną wprowadzone zapisy i okaże się, iż dane o nieobecnościach są nieprawidłowe, to należy :

• usunąć zapis płacowy
• poprawić dane o nieobecnościach
• wprowadzić zapis płacowy

Po wykonaniu tych operacji zapis płacowy będzie zawierał poprawne dane o liczbie dni nieobecności.

W związku z koniecznością zachowania „stabilności” zestawień wykonywanych według kategorii pracowniczych oraz dekretacji zapisów płacowych - do zapisów tych dopisywane są pewne dodatkowe informacje z kartoteki pracowników - kategoria pracownika, symbol automatycznej dekretacji oraz konto analityczne i kod tytułu ubezpieczenia.

Dane te są dopisywane do zapisu płacowego bezpośrednio po wskazaniu pracownika. W związku z tym:

Jeśli wprowadzono zapisy płacowe przed uaktualnieniem powyższych danych - można dokonać poprawki podobnie jak w przypadku informacji o liczbie dni nieobecności.

Gdy program stwierdzi, iż wprowadzany zapis płacowy dotyczy miesiąca, w którym pracownik został zatrudniony lub zwolniony (i w związku z tym nie przepracował pełnego miesiąca), to w zależności od konfiguracji program może dokonać zmniejszenia płacy zasadniczej. Podobnie, gdy program stwierdzi, iż pracownik przebywał w danym miesiącu na urlopie bezpłatnym.

Następnie program sprawdzi, czy dla wybranego pracownika zdefiniowano stałe potrącenia lub dodatki. Jeśli tak, to zostaną one wprowadzone do zapisu płacowego.

W przypadku korzystania z modułu Karty pracy, po wybraniu pracownika z listy, należy nacisnąć przycisk 'Wylicz z Karty Pracy' znajdujący się obok pola z płacą zasadniczą. Zostanie wówczas obliczone wynagrodzenie w sposób określony przez parametry konfiguracji.

Określając próg podatkowy, w którym znajdują się dochody wybranego pracownika program sumuje wszystkie zarobki wypłacone w aktualnym roku (określonym przez parametr jako Aktywny Rok ) a wynikające z umowy o pracę oraz wypłaconych wynagrodzeń za delegacje i zapomóg z ZFŚS. Utworzenie zapisu płacowego polega na wpisaniu w odpowiednie pola stosownych wartości.

Niektóre pola, a mianowicie:

• Premia
• Składniki w gotówce
• Składniki w naturze
• Inne potrącenia
• Dodatki
• Inne wypłaty z funduszu ZUS

posiadają szczególne właściwości.

Polegają one na tym, iż na wartości te składa się suma dowolnej liczby składników, które są możliwe do zdefiniowania przez użytkownika programu. Pozwala to na ich elastyczne wykorzystanie.