Użytkownik:Aga

Słowniki

W punkcie tym przedstawiony zostanie szczegółowy opis występujących w systemie słowników. Lista słowników jest dość długa, poszczególne słowniki mogą być wykorzystywane przez użytkowników o różnych profilach działalności. Dlatego też nie zawsze wszystkie słowniki muszą być zdefiniowane. W przypadku braku słownika w trakcie edycji danych - system z reguły przyjmuje wartości domyślne. W niektórych jednak przypadkach wypełnienie, choć jednej pozycji w słowniku jest bezwzględnie wymagane.

Słowniki mają za zadanie przechowywanie danych wielokrotnie wykorzystywanych w różnych miejscach programu, w trakcie tworzenia dokumentów. Tłumacząc prościej, słownik to lista elementów tego samego typu, wraz z opisem. W momencie tworzenia dokumentu pobierany jest odpowiedni element słownika, a w razie konieczności (przy jego braku), użytkownik może wprowadzić na bieżąco nowy element. Poniżej przedstawiona została pełna lista ogólnych słowników dostępna w systemie Motława z poziomu opcji Słowniki. W zależności od wykorzystywanego wariantu systemu - nie wszystkie słowniki muszą być dostępne w menu.

Obsługa słowników

Słowniki – ze względu na sposób obsługi - można podzielić na dwie grupy:

• obsługiwane w typowy sposób wspólny dla grupy (słowniki podstawowe)

oraz

• obsługiwane w sposób indywidualny

W pierwszej grupie są m.in. następujące słowniki: Kraje, Miasta, Banki,Kasy, Płatności, Rachunki bankowe itd. Druga grupa to słowniki złożone, np.: wzory PK, Waluty, Tabele Odsetek Ustawowych, Grupy towarowe itd.

Obsługa słowników podstawowych

Obsługa słowników z grupy podstawowej zostanie opisana na przykładzie słownika Kraje. Inne słowniki z tej grupy są obsługiwane w sposób identyczny. [edytuj] Obsługa słowników grupy podstawowej

Rysunek 51. Słowniki grupy podstawowej

Rysunek 51. Słowniki grupy podstawowej

Dodanie nowej pozycji

Aby dodać nową pozycję do słownika korzystamy z przycisku oznaczonego nr 1 (rys. 51), bądź z paska menu: Plik -> dodaj nowy. Otworzy się nowe okienko, z aktywną linią nowego rekordu (zapisu). Wpisujemy odpowiednie dane do pól. Po wypełnieniu wszystkich pól, zachowujemy przyciskiem Zachowaj. [edytuj] Poprawianie pozycji

Poprawianie pozycji słownika poprzez wyedytowanie zapisu. Służy do tego przycisk nr 2 (rys. 51), lub: Menu -> Edycja -> Edycja. Następnie należy ustawić kursor w polu, które chcemy poprawić i wprowadzić nowy zapis. [edytuj] Usuwanie rekordu (linii zapisu)

Aby usunąć rekord, zaznaczamy zapis (poprzez kliknięcie myszką) a następnie korzystając z przycisku nr 3 (rys. 51) usuwamy niepotrzebną pozycję słownika. [edytuj] Porządkowanie

Wszystkie zapisy słownika możemy poukładać alfabetycznie (rosnąco lub malejąco). Aby wykonać to szybko korzystamy z przycisków nr 4 (rys. 51). Dodatkowo możemy ułatwić sobie wyszukiwanie pozycji poprzez opcję Sortowanie, wywoływanej z Menu -> Widok. Postawienie znaczka w polu tytułu kolumny spowoduje uaktywnienie tej kolumny jako filtra wyszukiwania. Wystarczy zacząć pisać z klawiatury poszukiwane słowo, a dana pozycja słownika zostanie natychmiast wyszukana. [edytuj] Całokształty w słownikach

W słownikach, użytkownik korzystając z Całokształtów (opisanych wcześniej)może także definiować wygląd słowników. Sposób jest taki sam we wszystkich okienkach programu. Dodatkowo, można dostosować (Menu -> Widok ->Dostosuj) wygląd okienek do naszych upodobań: kolor okienka, wielkość czcionek, widoczność linii poziomych i pionowych. [edytuj] Eksport danych

Jeśli będzie konieczność wyeksportowania danych ze słownika, możemy zrobić to bardzo szybko i łatwo. Uruchamiamy z menu polecenie Dane, a następnie Eksportuj dane. Program pozwoli wyeksportować dane do dokumentów w jednym z wybranych formatów. [edytuj] Poruszanie się po słowniku

Przemieszczanie pomiędzy rekordami realizowane jest za pomocą strzałek - oznaczonych nr 5 (rys. 51). Natomiast poruszanie się po polach pojedynczego rekordu odbywa się za pomocą strzałek z klawiatury (góra, dół, prawo, lewo). [edytuj] Menu podręczne

Podstawowe czynności w słowniku możemy zrealizować wykorzystując menu podręczne: ustawiamy się w dowolnym miejscu okienka i korzystamy z prawego przycisku myszy. Otworzy się wówczas menu kontekstowe z pozycjami:

• Nowa pozycja
• Edytuj
• Usuń
• Właściwości
• Widok
• Edycja
• Pokaż pulpit

Szczegółowy opis opcji menu podręcznego został zawarty w poprzednim rozdziale.

Obsługa słowników złożonych

Obsługa słowników z grupy podstawowej zostanie opisana na przykładzie słownika matryca rabatów. Inne słowniki z tej grupy są obsługiwane w sposób podobny.

Rysunek 52. Słowniki grupy złożonej

Przyciski 1 i 2 służą do określenia rodzaju towaru i rodzaju kontrahenta objętego rabatem. W polu 3 wpisujemy procent rabatu, w polu 4 dołączamy klasę cenową związaną z danym rabatem. Przycisk 5 umożliwia określenie priorytetu cen (0-7)związanych z klientem. Przycisk 6 zapisuje wszystkie informacje.

Podział słowników

Podstawowe grupy słowników i słowniki, które mogą znaleźć zastosowanie w większości instalacji wymienione zostały poniżej

1. Systemowe
   1. Ogólne
   2. Kategorie kolumnowe
2. Geograficzne
   1. Kraje
   2. Miasta
3. Cenowe
   1. Klasy cenowe
   2. Składniki naliczania cen
   3. Składowe cen sprzedaży
   4. Tabela rabatów
   5. Klasy rabatowe
   6. Matryca rabatów
4. Bankowe
   1. Banki i ich oddziały
   2. Rachunki bankowe kontrahentów
   3. Banki (rachunki własne)
5. Organizacyjne
   1. Tabele odsetek
   2. Spedycje
   3. Powody korekt
   4. Wyróżniki
   5. Kasy
   6. Magazyny
   7. Waluty
   8. Grupy towarowe
   9. Rejestr VAT
   10. Jednostki
   11. Kasy fiskalne
   12. Gwarancje
   13. Rodzaje dowodów
6. Firmowe
   1. Działy firmowe
   2. Edycja miejsc
   3. Edycja struktury organizacji
   4. Płatności
   5. Zlecenia kosztowe
7. CRM
   1. CRM

Wzorce dekretacji

W słowniku Wzorce dekretacji definiujemy dekrety typowe, z pomocą których możemy uruchomić automatyczną dekretacje dokumentów wystawionych w programie, czyli ułatwić i przyspieszyć pracę. Nowy wzorzec tworzymy korzystając z przycisku 1 (rys. 54) – dodaj nową pozycję: wpisujemy nazwę i symbol wzorca. Kolejny krok, to otworzenie okienka pozycji dekretu -> przycisk 2.

W pozycjach wzorca określamy szczegółowe informacje na temat danej struktury dekretu. Przykładowa definicja wzorca zostanie opisana na bazie dekretacji faktur sprzedaży.

Dokumenty te najczęściej dekretowane są poprzez zapis: konto 7xx (przychody ze sprzedaży), strona Ma i konto 22x (VAT należny), strona Ma oraz po stronie Wn konto 2xx (konto kontrahenta - odbiorcy).

Rysunek 54. Słownik wzorców dekretacji

Takie właśnie informacje musimy wprowadzić w pozycjach tego wzorca. W okienku pozycji wypełniamy następujące pola:

1. Typ konta:
   • bezpośrednie (wybrane z listy)
   • kontrahent dostawca
   • kontrahent odbiorca
   • płatnik dostaw
   • płatnik odbioru
2. Nazwa konta
   • Wybór z listy
   • W przypadku kont kontrahenta pole to jest nieaktywne, a program odpowiednie konto pobierze z kartoteki kontrahentów.
3. Strona zapisu
   • Winien
   • Ma
4. Kwota – wybieramy z listy odpowiedni rodzaj
5. Opis
   • Stawiając znaczek przy odpowiednim opisie, program automatycznie poda w opisie dekretu oznaczoną informację.

Po wprowadzeniu tych informacji, korzystając z przycisku 3 (rys. 54) zachowujemy wprowadzone informacje. Przycisk 4 (rys. 54) powiela zaznaczony na liście wzorzec. Mechanizm automatycznego dekretowania jest omówiony dokładnie w rozdziale Dekretacja automatyczna.