Teczka kontrahentów

Z Motława
Inprogress.png
Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte
Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać


Drugą podstawową kartoteką wykorzystywaną przez system Motława jest kartoteka kontrahentów. W kartotece tej przechowywane są istotne dane o naszych klientach (dostawcach i odbiorcach). Każdej firmie bądź osobie prywatnej możemy założyć kartę z takimi danymi jak symbol, nazwa, NIP, adres, telefon i fax, numer konta w banku, itd.
Wprowadzone uprzednio dane o naszym kontrahencie mogą być każdorazowo wykorzystane podczas rejestrowania dowolnego typu operacji. Wystarczy wtedy wywołać z odpowiedniego pola listę kontrahentów i dokonać wyboru. Dane o kliencie zostaną automatycznie przeniesione do dokumentu.

HT-kontrah.jpg

Zakładanie karty kontrahenta

Podobnie jak to było w przypadku tworzenia kartoteki towarów wybieramy opcję Kartoteka kontrahentów z menu Kartoteki. Wprowadzanie nowej karty kontrahenta lub edycja istniejących danych podzielona została na pięć zakładek.

SYMBOL I NAZWA

Podobnie jak towar, każdy kontrahent identyfikowany jest przez unikalny symbol. Doradzamy stosowanie symboli pochodnych od nazwy np. symbol dla firmy „Przedsiębiorstwo Handlowo - Usługowe IKAR” mógłby brzmieć IKAR lub PHU IKAR. Należy pamiętać o ograniczeniu do 10 znaków. Nadawanie identyfikatorów liczbowych np. 0090 skończy się bardzo szybko niemożnością odszukania kontrahenta w bazie.
Na nazwę kontrahenta przeznaczone jest pole o długości 250 znaków co powinno w zupełności wystarczyć.

NUMER NIP I REGON

Numer NIP musi być wypełniony w przypadku, gdy kontrahent jest podatnikiem Vat. Numer wprowadzamy bez myślników. Podczas wyświetlania NIP lub drukowania, program zakłada standardowy podział XXX-XXX-XX-XX (kod podziału 3322 - trzy cyfry + trzy cyfry + dwie cyfry + dwie cyfry). Jeżeli kontrahent charakteryzuje się innym podziałem, należy w polu numer NIP wywołać listę dostępnych podziałów i wprowadzić inny kod podziału. Regon jest wykorzystywany wyłącznie w przypadku nie określenia NIPu kontrahenta.

ADRES

Adres kontrahenta jest rozbity na kilka pól takich jak: ulica, miasto, kod pocztowy. Pole miasto jest dostępne jako pozycja słownika miast. Ograniczenie możliwości wprowadzania skutkuje zapewnieniem poprawności wpisywania zawartości tego pola a co za tym idzie pewności wykonywania późniejszych zestawień dla kontrahentów z wybranej lokalizacji.

TELEFON, FAX, TLX/EMAIL

Pola te spełniają rolę czysto informacyjną i służą do wprowadzenia informacji ułatwiających kontakt z kontrahentem.

BANK, KONTO BANKOWE

Wprowadzenie nazwy banku i numeru konta bankowego jest istotne gdy chcemy wystawiać przelewy dla danego kontrahenta.

OSOBY, KONTAKTY

Pola te umożliwiają wywołanie list, za pomocą których można zdefiniować dodatkową informację o sposobie kontaktu z kontrahentem.

UWAGI

W polu tym można wprowadzić dowolne uwagi o kontrahencie, które po uaktywnieniu w konfiguracji systemu mogą pojawiać się w momencie rejestracji dokumentu oraz być umieszczane na wydrukach dokumentów.

KATEGORIA

Podobnie jak w przypadku towaru, kategoria służy do zaszeregowania kontrahenta do szczegółowej grupy. Struktura kategorii może być dowolnie rozbudowana. Dla jednego kontrahenta można określić przynależność do wielu różnych kategorii.

KONTA FK

Są to konta identyfikujące kontrahenta w planie kont. Pierwsze konto jest związane z operacjami dotyczącymi kontrahenta jako odbiorcy (np. sprzedaż lub zapłata za nią), drugie konto – dostawcy (zakup, koszty, spłaty zobowiązań). Wypełniając te pola można odwołać się do uprzednio zdefiniowanego planu kont lub dokonać nowego wpisu rozszerzającego dotychczasowy plan.

RODZAJ

Określa charakter kontrahenta czyli czy jest to dostawca, odbiorca, akwizytor, spedytor lub utworzona karta definiuje grupę kontrahentów. Podstawowe znaczenie ma proste określenie czy kontrahent jest dostawcą czy odbiorcą (lub należy do obu tych grup) pozostałe pola zostaną omówione szczegółowo w dalszej części dokumentacji.

KLASA CENOWA

Określenie klasy cenowej pozwala przypisać kontrahentowi odpowiadają mu klasę cenową podczas rejestracji operacji sprzedaży lub wydania. Proponowana cena jest oczywiście sugestią i może zostać zmieniona przez użytkownika w trakcie wystawiania dokumentu.

RABAT

Oprócz zmiany ceny sprzedaży, można udzielić rabatu. Aby nie być zmuszonym do pamiętania wysokości rabatu należnego kontrahentowi, należy wpisać w pole wielkość udzielanego rabatu. Poziom rabatu może być ustalony na jednakowym poziomie dla każdego towaru lub określany przy pomocy matrycy rabatów. W drugim przypadku należy towary przypisać od określonych kategorii towarowych i ustalić poziom rabatu dla poszczególnych kategorii. Wprowadzony w kartotece poziom rabatu jest automatycznie brany pod uwagę podczas wypisywania dokumentu.

PŁATNOŚCI

Z każdym kontrahentem może być związany domniemany sposób płatności. Dotyczy to rodzaju płatności (gotówka, kredyt, zaliczka,...) oraz ilości dni kredytu. Wprowadzone w omawiane pola wartości będą przywoływane podczas rejestrowania dokumentu.

PŁATNIK I JEGO ADRES

Jeżeli ktoś inny płaci za towar, a ktoś inny jest jego odbiorcą, to należy temu ostatniemu wpisać jego płatnika. Informacja będzie drukowana na wystawianych dokumentach sprzedaży.

LIMIT KREDYTU

Możemy tu określić maksymalny poziom zadłużenia odbiorcy. W czasie rejestracji sprzedaży system kontroluje aktualny stan wykorzystania limitu – możliwa jest bieżąca kontrola, czy nie został on przekroczony. W zależności od poziomu uprawnień użytkownika systemu przekroczenie limitu skutkować może zablokowaniem sprzedaży lub stosownym komunikatem i możliwością przekroczenia zdefiniowanego wcześniej limitu.

BLOKADA SPRZEDAŻY

Przełącznik ten pozwala na bezwzględne zablokowanie wystawiania dokumentów sprzedaży dla danego kontrahenta. Przeważnie stosowany dla klientów ustawicznie zalegających z płatnościami lub wtedy, gdy firma zmieniła nazwę, osobowość prawną itp. i dokumenty nie mogą być wystawiane do czasu aktualizacji danych. W polu uzasadnienie osoba dokonująca blokady może określić powód jej zastosowania.

Omówione powyżej pola karty kontrahenta nie wyczerpują listy dostępnych pól. Szczegółowy opis wszystkich pól karty kontrahenta wraz z przykładowymi wpisami zostać zawarty w rozdziale Szczegółowy Opis Opcji.


  Zobacz także:
Seealso.jpg