Wersja z 13:30, 18 lut 2009

Krok 3 – rejestracja pracownika / zleceniobiorcy

Podstawą systemu kadrowo-płacowego jest kartoteka pracowników i zleceniobiorców. Dlatego też po zakończeniu wstępnych czynności mających na celu odpowiednie skonfigurowanie programu, należy przystąpić do jej założenia.

Jak zarejestrować pracownika?

Wprowadzenie danych do kartoteki pracowników i zleceniobiorców oraz ich modyfikacja jest możliwa poprzez wybór opcji Pracownicy z menu Kartoteki.

Wprowadzamy dane osobowe

Chcąc wprowadzić do kartoteki nowa osobę należy z menu podręcznego wybrać funkcje Nowa pozycja lub użyć odpowiedniej ikony z paska poleceń. Zostanie wówczas wyświetlonych ciąg okien dialogowych, zawierających podstawowe dane pracownika, po wypełnieniu, których użytkownik zostanie przeniesiony na kartę z danymi pracownika.
Karta kartoteki osobowej jest dosyć rozbudowana - znajdują się na niej podstawowe informacje o pracowniku (zleceniobiorcy) pozwalające jednoznacznie go zidentyfikować oraz dane wykorzystywane przez część płacową systemu - np. informacje o wysokości płacy zasadniczej. Ze względu na dużą ilość danych zawartych na karcie pracownika, dane te zostały podzielone na kilka powiązanych ze sobą tematycznie części. Pierwsza pojawiająca się karta z informacjami o pracowniku, zawiera tylko podstawowe dane osobowe (rysunek 12). Aby dotrzeć do bardziej szczegółowych informacji, należy wybrać żądaną kartę poprzez wskazanie odpowiedniej zakładki.

Rysunek 12. ...

Zostały one zgrupowane w następujący sposób:

Adresy, kontakty, Urząd Skarbowy

Adres zamieszkania, zameldowania oraz korespondencyjny, urząd skarbowy, któremu podlega pracownik / zleceniobiorca, inne dane kontaktowe pracownika.

Wynagrodzenie, konto bankowe

• informacja o podstawowych stałych składnikach wynagrodzenia pracownika oraz potrąceniach i dodatkach do tego wynagrodzenia,
• informacja o zwolnieniu z płacenia podatku wraz z informacją o kwocie i tytule zwolnienia,
• określenie sposobu obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (na podstawie: średniego wynagrodzenia lub stałego wynagrodzenia-płacy zasadniczej)
• bank oraz numer konta osobistego pracownika, ma, które może być przekazywane wynagrodzenie – w przypadku, gdy konto, na które będzie przekazywane wynagrodzenie nie należy do pracownika należy podać również imię i nazwisko osoby, która jest właścicielem konta.

Wartości tych pól są przenoszone do kartoteki płac. W kartotece płac można oczywiście zmienić wysokość tych składników wynagrodzenia - zmiana taka nie powoduje żadnych zmian w kartotece osobowej pracownika.

Stałe potrącenia

Możliwe jest zdefiniowanie stałych potrąceń, którymi będzie obciążane wynagrodzenie pracownika. Użytkownik może zdefiniować potrącenie wyrażone procentowo w zależności od:

• płacy zasadniczej z angażu
• płacy zasadniczej aktualnej (różniącej się od powyższej wówczas, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym czy urlopie wypoczynkowym)
• płacy brutto

lub kwotowo.

Dodatkowo należy podać opis określający rodzaj potrącenia wybierając z kartoteki potrąceń oraz okres, do kiedy ma być on potrącany.

Stałe dodatki

Możliwe jest zdefiniowanie stałych dodatków, które otrzymywać będzie pracownik. Użytkownik może zdefiniować dodatki wyrażone procentowo w zależności od:

• płacy zasadniczej z angażu
• płacy zasadniczej aktualnej (różniącej się od powyższej wówczas, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym czy urlopie wypoczynkowym)
• płacy brutto

lub kwotowo.

Dodatkowo należy podać opis określający rodzaj dodatku wybierając z kartoteki dodatków oraz podać okres, od kiedy ma on być wypłacany.

Numery, kategoria

• informacja o numerach: PESEL, ewidencyjny (w kartotece zakładu pracy), NIP, paszportu, emerytury, dowodu osobistego (oraz kto i kiedy go wydał)
• kategoria pracownika / zleceniobiorcy;
• wzór PK, według którego będzie księgowane wynagrodzenie pracownika oraz konto analityczne identyfikujące pracownika w planie kont;
• kalendarz pracy uwzględniające dni wolne od pracy przysługujące danemu pracownikowi;
• tabelę składek ZUS określającą wysokość poszczególnych składkowych składki ZUS, którą ma zostać obciążone wynagrodzenie tego pracownika;
• informacje o tym, czy dana osoba jest pracownikiem, zleceniobiorcą, osobą prowadzącą działalność gospodarczą lub emerytem / rencistą oraz czy ma prawo do zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy;
• informacja o tym czy wynagrodzenie jest wypłacane w miesiącu pracy, czy też w miesiącu następnym – ma to wpływ na sposób naliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Stan przełącznika Zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy ma wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od danego pracownika. Ustawienie tego przełącznika powoduje zmianę w naliczaniu zaliczki na podatek, przy przekroczeniu przez pracownika kolejnych progów podatkowych. A mianowicie: po przekroczeniu kolejnego progu podatkowego zaliczka obliczana jest zgodnie z zależnością obowiązującą dla poprzedniego progu.

Data zatrudnienia, urlop wypoczynkowy

• daty: pierwszego zatrudnienia, zatrudnienia w aktualnym zakładzie pracy, data rozpoczęcia ciągłości pracy
• wymiar etatu
• wymiar urlopu wypoczynkowego dostępnego w danym roku kalendarzowym, liczba dni urlopu zaległego oraz udzielonego zaliczkowo wg stanu na pierwszy dzień roku a także pełen wymiar urlopu w roku
• data dostępności urlopu oraz liczba lat będących podstawą do określenia wymiaru urlopu

Zatrudnienie

Bardzo istotne znaczenie ma przełącznik Obecnie zatrudniony(a). Jeśli jest on włączony, to współpracujący z tym systemem, system utworzy dla danej osoby kartę frekwencji. W przeciwnym wypadku, karta nie zostanie utworzona. Najczęściej przełącznik ten jest wyłączany dla zleceniobiorców.

Pozostałe informacje dostępne w tym oknie edycyjnym to:

• określenie czy pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony, a jeśli określony lub próbny to możemy podać datę obowiązywania umowy,
• sposób rozwiązania poprzedniej umowy o pracę,
• sposób oraz datę rozwiązania umowy o pracę z obecnym zakładem.

Umiejętności

• wykształcenie
• zawód: wyuczony i wykonywany
• zajmowane stanowisko

oraz korzystając z przycisku Umiejętności, uprawnienia, certyfikaty dodatkowe informacje np. o badaniach lekarskich, szkoleniach BHP. Po wybraniu tego przycisku pojawi się lista (na początku dla każdego pracownika będzie ona pusta) zarejestrowanych dla tego pracownika informacji. Aby wprowadzić dane należy z paska menu wybrać Edycja i Nowa pozycja lub posłużyć się odpowiednią ikoną. Wówczas z listy wprowadzonych wcześniej (Słowniki, Klasy cech, cechy) umiejętności wybrać odpowiednia pozycję określając – jeśli jest to konieczne – daty graniczne.

Stan cywilny, zasiłki

• stan cywilny
• informacje dotyczące stanu rodzinnego (współmałżonek oraz dzieci)
• lista dzieci (można ją uzupełnić naciskając przycisk Dodaj znajdujący się obok listy dzieci – pojawi się wówczas kolejno kilka okien edycyjnych zawierających podstawowe dane dotyczące dzieci

Korzystając z wewnętrznej zakładki tego okna edycyjnego Zasiłki, dodatki użytkownik ma możliwość zarejestrować dane do naliczenia zasiłku rodzinnego oraz jego dodatków:

• liczba dzieci, na które przysługuje zasiłek rodzinny,
• kwota zasiłku rodzinnego, która należy wpisać tylko wówczas, gdy z jakiegoś powodu kwota zasiłku rodzinnego przysługującego danemu pracownikowi jest inna, niż wynikałoby to z liczby dzieci, na które przysługuje zasiłek oraz kwot zasiłku należnych na poszczególne dzieci
• kwota zasiłku pielęgnacyjnego, liczba osób, na które jest wypłacany oraz do kiedy ma być on wypłacany
• kwota należnego pracownikowi zasiłku wychowawczego oraz do kiedy ma być on wypłacany
• informacje o przysługujących dodatkach do zasiłku rodzinnego.

II etat, wojsko

• informacje o zatrudnieniu danej osoby w tym samym zakładzie na druga umowę o pracę
• informacje dotyczące stosunku do obowiązkowej służby wojskowej

Niepełnosprawność

Informacje o stopniu niepełnosprawności pracownika, rodzaju schorzenia, posiadaniu lub nie prawa do renty, terminie badań kontrolnych.

Poprzedni zakład pracy

• wynagrodzenie (do składki ZUS) z miesiąca, w którym został zatrudniony - suma składników wynagrodzenia będących podstawą składki ZUS wypłaconych w poprzednim zakładzie pracy za pracę w trakcie miesiąca, w którym został zatrudniony w aktualnym zakładzie
• liczba dni zwolnienia chorobowego, za które wynagrodzenie wypłaciły poprzednie zakłady pracy zatrudniające pracownika w roku, w którym został zatrudniony w aktualnym zakładzie pracy
• wynagrodzenie otrzymywane w innych zakładach pracy za pracę wykonywaną w miesiącu, za który jest naliczane wynagrodzenie w Państwa zakładzie pracy
• podstawa naliczania składki na ubezpieczenie emerytalno - rentowe – dla określenia granicy, powyżej której nie są naliczane składki na ubezpieczenie emerytalno- rentowe.

Ubezpieczenie

Korzystając z tej opcji można określić, czy dla danego pracownika mają być naliczane składki na ubezpieczenia emerytalno / rentowe. Jeśli zaś nie, to możemy podać powód, dla którego składki te nie mają być naliczane. Korzystając z tej opcji należy podać kod tytułu ubezpieczenia dla umowy o pracę oraz umowy-zlecenia. Informacje te są wykorzystywane w czasie tworzenia zapisu płacowego z tytułu umowy o pracę oraz umowy-zlecenia – kod tytułu ubezpieczenia z odpowiedniego tytułu jest zapamiętywany w zapisie płacowym, co jest następnie wykorzystywane w czasie tworzenia deklaracji rozliczeniowych ZUS. Brak kodu tytułu ubezpieczenia uniemożliwi, więc stworzenie poprawnej deklaracji rozliczeniowej ZUS. Dlatego też:

Ewentualne zmiany kodu tytułu ubezpieczeń należy wprowadzić do karty pracownika PRZED wprowadzeniem zapisu płacowego lub zapisu z tytułu umowy-zlecenia.

Danych o kodzie ubezpieczenia nie można zmienić w zapisie płacowym – wymaga to usunięcia zapisu, zmiany kodu w kartotece pracownika oraz ponownego wprowadzenia informacji o wynagrodzeniu. Korzystając z przycisku Dane do Ubezpieczeń można zarejestrować: Dane do ubezpieczeń społecznych / zdrowotnych

Opcja ta umożliwia wprowadzenie danych na podstawie, których program przygotowuje informacje dla programu Płatnika w celu utworzenia deklaracji zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych / zdrowotnych. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się ekran edycyjny z zakładkami, których wybór umożliwi wprowadzenie kolejnych informacji o pracowniku i członkach jego rodziny zgłaszanych do ubezpieczeń.

Wprowadzanie danych rozpoczynamy od podania najważniejszych informacji identyfikujących pracownika - nazwisko, imiona, data i miejsce urodzenia, itd. Następnie wprowadzamy kolejne dane osobowe - kolejność wprowadzania nie ma znaczenia. Ważne jest, iż nie ma konieczności wprowadzania wszystkich danych jednocześnie. Informacje o pracownikach i zleceniobiorcach możemy wprowadzać stopniowo - np. najpierw tylko podstawowe dane identyfikujące, a później uzupełniamy o dane coraz bardziej szczegółowe. Kartoteka osobowa jest bardzo rozbudowana - zawiera wiele informacji o pracownikach. Nie we wszystkich przedsiębiorstwach potrzebne są wszystkie możliwe dane - wystarczy wówczas wprowadzić tylko te, które będziemy wykorzystywać. Należy jednak zadbać o to, aby informacje, które zostaną wprowadzone były prawidłowe. Zaniedbania na tym etapie przygotowywania systemu do pracy, mogą spowodować wiele problemów w pracy osób prowadzących zarówno kartotekę kadrową, jak i płacową. Problemy w kartotece płac związane z błędami we wprowadzeniu danych osobowych pracowników i zleceniobiorców wynikają stąd, iż wiele danych osobowych jest przenoszonych z kartoteki osobowej do kartoteki płac (np. płaca zasadnicza i dodatki) oraz do kartoteki prac zleconych (m.in. nr PESEL, urząd skarbowy, któremu podlega dany zleceniobiorca).