Manual FK:Istota systemu FK
Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać |
Istota systemu FK
Udało się Państwu zapewne wprowadzić plan kont (lub jego część), wykonać zapis pierwszego dekretu i zobaczyć efekty swej pracy (przeglądanie zapisów i zestawienie sald i obrotów). W tym miejscu należałoby poświęcić trochę miejsca, aby opisać podstawy teoretyczne wykonanych operacji. W rozdziale tym dowiedzą się Państwo min.: co dzieje się, kiedy wprowadzamy zapis; czy można go zmodyfikować; jak wykonać korekty; kiedy niezbędne jest wprowadzenie zapisu stornującego; jak powstaje dziennik (stały oraz tymczasowy-roboczy); jaka jest różnica pomiędzy wprowadzaniem dekretów a przeniesieniem z innych systemów.
Rejestracja dekretu
Podczas wprowadzania zapisów (dekretów) w systemie FK można wyróżnić dwie fazy. Pierwsza z nich, z którą zetknęli się już Państwo, to rejestracja - wprowadzanie zapisu. W trakcie tej fazy przeprowadzona zostaje wstępna kontrola poprawności zapisu (sprawdzenie poprawności kont, daty dowodu oraz bilansowania się pozycji w obrębie dekretu), pozycje obciążają zdefiniowane konta i na podstawie takich zapisów można już wykonać zestawienie sald i obrotów. Należy jednak wyraźnie podkreślić iż zapisów wprowadzonych w ten sposób nie można jeszcze nazywać dziennikiem. Dekrety te mogą bowiem podlegać modyfikacji. Dla każdego wykonanego zapisu możliwe jest skorzystanie z opcji poprawienia dekretu (jednej lub wielu pozycji), dodania lub usunięcia pozycji z dekretu. Dla przeprowadzenia tych operacji nie jest konieczne wykonanie zapisu stornującego. Ustawa o rachunkowości wyraźnie stwierdza iż „w dzienniku ujmowane są zapisy wyłącznie sprawdzone” (Art. 14 p. 4.1) oraz, że musi zostać zapewniona „niedostępność dla modyfikacji zbiorów poza wprowadzaniem - w razie potrzeby dowodów korekt księgowych” (Art. 14 p. 4.2). Dlatego też dokumenty wprowadzone w fazie rejestracji mogą być nazywane dziennikiem dopiero po wykonaniu operacji zamknięcia podokresu (miesiąca). Po wykonaniu operacji zamknięcia dekrety są w wyraźny sposób oznaczone (uzgodniona numeracja dekretów) i jakakolwiek ich modyfikacja może odbyć się wyłącznie poprzez naniesienie dodatkowych zapisów. Dla rozróżnienia dokumentów, dla których dostępna jest jeszcze modyfikacja od dokumentów zamkniętych, w dalszej części dokumentacji używane będzie pojęcie dziennika tymczasowego lub dziennika roboczego w odróżnieniu od dziennika stałego lub wprost dziennika.
Przykład
Powróćmy do zaprezentowanej wcześniej dekretacji sprzedaży, wprowadzany dekret przedstawiony został w tabeli :
![Rejestr dekr przyklad.jpg](/images/thumb/b/b5/Rejestr_dekr_przyklad.jpg/520px-Rejestr_dekr_przyklad.jpg)
Wynik wykonania tej operacji można obejrzeć wykorzystując opcję Zapisów księgowych. Jeżeli korzystając z opcji całokształtu włączymy kolumnę oznaczoną „numer dekretu” to dla naniesionego zapisu będzie ona zawierała zera (dostępność modyfikacji). Wydruk dla wprowadzonego dekretu przedstawiony został poniżej.
![Rejestr dekr przykl wydruk.jpg](/images/thumb/7/7d/Rejestr_dekr_przykl_wydruk.jpg/680px-Rejestr_dekr_przykl_wydruk.jpg)
Modyfikacja dekretu
Jak już wspomniano powyżej, dla każdego z dekretów zapisanych z wykorzystaniem opcji wprowadzania w kartotece zapisów księgowych do czasu wykonania operacji zamknięcia możliwa jest dowolna modyfikacja. Przez modyfikację dekretu rozumiemy :
- zmianę numerów kont przypisanych do poszczególnych pozycji,
- zmianę typu zapisu dla pozycji,
- zmianę numeru dokumentu dla dekretu,
- zmiany dat dowodu oraz operacji,
- zmiany kwot poszczególnych pozycji,
- zmiany stron dla zapisu kwot,
- zmianę opisu księgowania dla pozycji,
- dodanie dowolnej liczby pozycji dla dekretu,
- usunięcie dowolnej liczby pozycji z dekretu,
- usunięcie całego dekretu (szczególny przypadek usunięcia pozycji - wszystkich).
Dla wykonania każdej z opisanych powyżej operacji należy skorzystać z opcji Edycji w kartotece Zapisów Księgowych. Po wybraniu odpowiedniego zakresu zapisów należy wybrać dowolną pozycję dla dekretu, którego modyfikacją jesteśmy zainteresowani i z poziomu Menu Podręcznego wybrać opcję Edycji zapisów. Operacja modyfikacji odbywa się w sposób analogiczny do wprowadzania. Tabela, w której przedstawiony jest dekret zostaje automatycznie wypełniona zapisanymi uprzednio pozycjami. Każda modyfikacja i jej ostateczne zatwierdzenie podlegają kontroli poprawności (poprawność konta, bilansowanie kwot). Szczegóły dotyczące edycji pozycji dekretu zostały opisane w rozdziale Szczegółowy opis opcji - Księgowość.
Dokumentacja systemu FK: |