Wersja z 14:13, 6 lis 2009

Ten artykuł jest w trakcie tworzenia, nie wszystkie odnośniki mogą działać poprawnie lub być rozwinięte Możesz nam pomóc przy rozbudowie dokumentacji systemu - zobacz jak możesz tego dokonać

Kartoteki

W punkcie tym przedstawiony zostanie szczegółowy opis występujących w systemie kartotek. Dwie z nich kartoteka Kontrahentów i Towarów zostały już wstępnie omówione w rozdziale pierwsze kroki. Oprócz nich w niniejszym rozdziale omówione zostaną kartoteki związane z ewidencją rozliczeń finansowych – Kasy, Banki i Rozrachunki oraz podstawowa baza dokumentów źródłowych – kartoteka Operacji.

Kartoteka kontrahentów

System Motława dla identyfikacji kontrahentów posługuje się kilkoma kryteriami. W przypadku ewidencji dokumentów źródłowych oraz rozliczeń podstawowymi elementami wyszukiwania kontrahenta są jego symbol, nazwa lub identyfikator NIP. W przypadku opcji związanych z częścią finansowo-księgową podstawowe znaczenie ma oczywiście konto księgowe przypisane do kontrahenta.

Podstawowym momentem modyfikacji danych kontrahenta lub wprowadzaniem nowych kart jest oczywiście rejestracja dokumentów źródłowych – sprzedaż, zakup, rozliczenia z kontrahentem. W trakcie wykonywania operacji związanych z rejestracją dokumentów praktycznie w każdym przypadku niezbędne jest określenie danych kontrahenta poprzez uzupełnienie listy kontrahentów lub wybór pozycji z aktualnej kartoteki.

Wywołanie kartoteki kontrahentów

Po wywołaniu opcji Kartoteki, Teczka kontrahentów system automatycznie wywołuje ostatnio prezentowaną kartotekę. W przypadku pierwszego wywołania kartoteki dla nowego użytkownika systemu wyświetlony zostaje filtr umożliwiający określenie domyślnego zakresu prezentacji danych. Inicjalny filtr dla kartoteki kontrahentów został przedstawiony na rysunku 61. Możliwości ustawień zakresu dla przeglądania danych kontrahentów podlegają standardowym ustawieniom dla filtracji danych. W zależności od typu pól po których ma się odbywać filtracja możliwe jest określenie zakresu parametrów, wskazanie konkretnego parametru np. kontrahenci z Gdyni lub listy warunków które powinni spełniać kontrahenci np. Odbiorcy z miast których nazwa zaczyna się od liter Gd.

Po zatwierdzeniu warunków filtracji pojawia się okno kartoteki kontrahentów. Porządek sortowania możliwy jest do określenia poprzez wskazanie kolumny aktywnej (kliknięcie na jej nagłówku) lub wywołanie opcji zaawansowanego sortowania (Ctrl + F5).

Obsługa kartoteki, pola karty kontrahenta

Obsługa kartoteki kontrahentów nie odbiega niczym od obsługi standardowej kartoteki. Z poziomu Menu Podręcznego dostępne są wszystkie typowe opcje. Rozszerzeniem możliwości jest rejestracja Rabatów kontrahenta oraz jego Rachunków bankowych. Opcje te umożliwiają wprowadzenie matrycy rabatów aktywnej dla konkretnego kontrahenta lub określenie jego rachunków bankowych. Obsługa tych opcji nie różni się niczym od obsługi słowników opisanych już wcześniej. Jedyną różnicą jest ograniczenie wyświetlanych pozycji słowników – w przypadku odwołania do słowników z poziomu karty kontrahenta zostają wyświetlone wyłącznie wpisy dotyczące wybranej karty.

Wprowadzanie nowej karty kontrahenta lub edycja istniejących danych podzielona została na kilka zakładek. Poniżej na kolejnych rysunkach przedstawione zostały kolejne zakładki umożliwiające edycję danych na karcie kontrahenta.

Zakładka Dane ogólne

NAZWA, SYMBOL

Podstawowe elementy identyfikacji kontrahenta z punktu widzenia dokumentu źródłowego. Doradzamy stosowanie symboli pochodnych od nazwy np. symbol dla firmy „Przedsiębiorstwo Handlowo - Usługowe IKAR” mógłby brzmieć IKAR lub PHU IKAR. Należy pamiętać o ograniczeniu do 10 znaków. Nadawanie identyfikatorów liczbowych np. 0090 bez opracowanych dokładnych zasad symboliki może bardzo szybko skończyć się niemożnością odszukania kontrahenta w bazie.

Na nazwę kontrahenta przeznaczone jest pole o długości 250 znaków co powinno w zupełności wystarczyć do określenia dowolnej nazwy kontrahenta.

NUMER NIP

Numer NIP musi być wypełniony w przypadku, gdy kontrahent jest podatnikiem Vat. Numer wprowadzamy bez myślników. Podczas wyświetlania NIP lub drukowania, program zakłada standardowy podział XXX-XXX-XX-XX (kod podziału 3322 - trzy cyfry + trzy cyfry + dwie cyfry + dwie cyfry). Jeżeli kontrahent charakteryzuje się innym podziałem, należy w polu numer NIP wywołać listę dostępnych podziałów i wprowadzić inny kod podziału. Pole to jest dostępne także na kolejnej zakładce.

FORMA PRAWNA

Możliwość określenia formy prawnej dla kontrahenta. Pole to nie podlega wprost edycji – możliwe elementy określające formę prawną zostały udostępnione w postaci listy.

ADRES

Adres kontrahenta jest rozbity na kilka pól takich jak: ulica, miasto, kod pocztowy. Pole miasto jest dostępne jako pozycja słownika miast. Ograniczenie możliwości wprowadzania skutkuje zapewnieniem poprawności wpisywania zawartości tego pola a co za tym idzie pewności wykonywania późniejszych zestawień dla kontrahentów z wybranej lokalizacji.

TYP KONTRAHENTA

Kontrahent może przynależeć do jednego z pięciu typów. Podstawowe i najczęściej stosowane to dostawca i odbiorca. Typy spedytor i akwizytor wykorzystywane są w przypadku wersji z rozbudowanym obrotem towarowym i umożliwiają określenie definicji parametrów wysyłkowych towarów oraz zaawansowanych zestawień z podziałem na osoby odpowiedzialne za wielkość obrotów handlowych. Ostatnim dostępnym typem jest grupa. Typ ten umożliwia utworzenie bazowej karty wiążącej kilka innych kart kontrahentów (np. sklepy jednej sieci handlowej).

KATEGORIA

Kategoria służy do zaszeregowania kontrahenta do szczegółowej grupy. Struktura kategorii może być dowolnie rozbudowana. Dla jednego kontrahenta można określić przynależność do wielu różnych kategorii.

OSOBY, KONTAKTY

Pole te umożliwiają wywołanie list za pomocą których można zdefiniować dodatkową informację o sposobie kontaktu z kontrahentem.

DATY KONTAKTU, ZAŁOŻENIA KARTY

Pole te umożliwiają uproszczone śledzenie historii kontaktu z kontrahentem. Pole data założenia jest tworzone w momencie wpisu karty do bazy kontrahentów. Pole data ostatniego kontaktu jest automatycznie uaktualniane na podstawie rejestrowanych w systemie zapisów powiązanych z wybraną karta kontrahenta.

Dokumentacja systemu HT: Spis treści • Wstęp • Pierwsze kroki Krok 0 - wyjaśnienie kilku „fachowych” terminów• Krok 1 - Konfiguracja programu, użytkownicy systemu • Krok 2 - Zdefiniowanie trybu numeracji oraz podstawowych słowników i kartotek • Krok 3 – Rejestracja pierwszego dokumentu • Krok 4 – Pierwsze zestawienie zarejestrowanych dokumentów Szczegółowy opis opcji • Podstawowe skróty klawiaturowe • Słowniki • Kartoteki • Elementy eksploatacji systemu • Użytkownicy systemu • Numeracja dokumentów • Całokształt - sposób definicji układu kolumn